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3 metodologías clave para crear o re-pensar la PMO TIC

La proliferación de PMO en la presente década ha sido expansiva, tal cual han sido las políticas monetarias y fiscales de muchos países. Las PMOs no solo han crecido y expandido, sino que también, en muchos casos, se han convertido en una caja de herramientas en donde cabe de todo. Toda función o procedimiento nuevo, extraño o que simplemente no encaje en el organigrama del departamento TIC ha ido parar a la PMO. Estrategia “informal” que ha distorsionado el objetivo fundamental de una PMO.

Con la aparición de metodologías y framework tales como Agile-Scrum, Lean IT y Design Thinking, las PMO debe re-pensarse y re-posicionarse en la empresa. Su función y objetivo tradicional ha de servir para apoyar a los proyectos “clave” de las organizaciones. O por el contrario la PMO se deben re-reposicionar y convertirse en el elemento central de la relación TI – Empresa, cada vez más necesaria para entender y fortalecer las necesidades reales del negocio.

En un Curso sobre Planificación Estrategia TI Agile (PETI), impartido a una importante empresa panameña, me preguntaba uno de los ejecutivos TIC lo siguiente: ¿cómo hacer para que la empresa nos perciba pro-activo y no re-activo? El ejecutivo no estaba contento con la percepción que tenía el negocio de su departamento de tecnología. Claramente que la pregunta de nuestro ejecutivo, en líneas generales es perfectamente trasladable a muchas empresas a nivel global.

Otra experiencia, fue cuando un ejecutivo TIC de una importante empresa Paraguaya, me preguntaba cómo definir y garantizar que proyectos clave para el negocio se ejecuten con eficiencia y productividad: la respuesta es clara — Una PMO Agile.

Es evidente que ante tales escenarios, la pregunta es clara: ¿Cómo hacer que la PMO cumpla con su postulado de creación y no se siga percibiendo como un ente burocrático y obsoleto? O ¿Cómo una PMO puede apoyar los procesos de transformación digital que adelantan muchas organizaciones? En definitiva, qué aporta la PMO ante nuevos retos y desafíos en las instituciones. La respuesta es clara: incorporar a las PMO nuevas metodologías, que inyecten a la organización, innovaciones y conceptos tales como agilidad, Lean (reducción de “residuos”) y creatividad-innovación (Design Thinking). Para lo lograrlo el concepto clave es: liderazgo TIC.

Alguna de las claves para re-lanzar una PMO a través de la incorporación de estas nuevas metodologías son:

  • Agile – Scrum. Es claro que un proceso de formación de los nuevos equipos es fundamental. Formar a los Scrum Masters del futuro es clave para el éxito en los nuevos proyectos e iniciativa. Ese conocimiento debe ser traspasado a las PMOs para solidificar y/o expandir sus competencias. Y lo más importante, “sembrar” en los gestores y responsables de las PMOs una nueva mentalidad focalizada en la entrega oportuna y rápida de soluciones de negocios que utilicen la tecnología como pivote central.
  • Lean IT. Reducir Residuos de todo tipo, comenzando por eliminar burocracia, reunionitis, mejorando procesos, trabajando estrechamente con los clientes de la PMO, acercándonos al negocio y sus clientes para entenderlos mejor, y en general, facilitar la entrega de soluciones y resultados en el menor tiempo posible de muy buena calidad.
  • Design Thinking. La solución creativa e innovadora de problemas y proyectos es clave para alcanzar objetivos empresariales. Design Thinking basa su éxito y auge precisamente en eso, como ser creativos e innovadores para brindar soluciones a los clientes de la empresa de la manera más efectiva posible.
  • Cambiar su nombre. De PMO a PMO Agile (o ágil), aun cuando es un cambio menor, el efecto en el equipo puede ser de impulso y/o re-lanzamiento.
  • Re-definir la funciones de la PMO. Está claro que el incorporar el método Scrum (por ejemplo) a una PMO, se deben revisar las funciones que debe realizar la PMO en general, ya que por su naturaleza, Scrum tiene su propio léxico y eventos que deben ser realizados para una aplicación efectiva del framework.
  • Métricas y reporting. Tradicionalmente es una función de las “viejas PMO”, en un mundo Scrum esas métricas deben ser revisadas, dando paso, a por ejemplo, aplicaciones en la Nube de nueva generación como puede ser Atlassian (Jira Software y Confluence). Ya esta nueva generación de herramientas, incluyen todo tipo de métricas e informes completamente adaptados a SCRUM.

Si estás interesado en crear o re-lanzar la PMO, si piensas que el “negocio” te percibe como re-activo y no pro-activo, si consideras que el resto de las unidades organizativas de TIC te asocian a burocracia, y lo peor, si crees que tu PMO no añade valor a la organización, te recomendamos el curso Cómo Crear y Gestionar una PMO Agile. Más información en:

By | 2018-05-07T10:15:40+00:00 mayo 7th, 2018|Estrategias IT, Gerencia IT, Gobierno IT, Proyectos, Proyectos IT|0 Comments

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