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Business Case IT

Business Case IT 2017-05-19T10:43:02+00:00

Centro de Excelencia

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ITMadrid – Centro de Excelencia Business Case IT

Bienvenid@as al Centro de Excelencia para el estudio y análisis de Business Case IT (Informática). En este espacio, dedicado 100% al conocimiento sobre Business Case TIC (EN ESPAÑOL) encontrarás: definición de un Business Case, qué es un Business case, ventajas, desventajas, plantillas, metodologías para su elaboración, libros, referencias, blogs, y en general, recursos para la que está llamada a ser una de las herramientas estratégicas del llamado Gobierno IT. Siempre con el objetivo de añadir valor al negocio, aprender a decir NO a proyectos que no añadan valor, y quizás lo más importante, minimizar la tasa de proyectos que fallas. La  misión de este Centro de Excelencia Business Case IT es contribuir con la dirección y gestión de proyectos de carácter tecnológicos.

Nuestro Mantra: Proyectos IT como inversiones!

 

Conceptos de Business Case IT

Un Business Case es la herramienta estratégica IT que todo profesional de tecnología de la información debe conocer. Indistintamente del área informática en donde se desenvuelva: sistemas, arquitectura, Business Intelligence, Desarrollo de Aplicaciones, Soporte Técnico, Cloud Computing, Ventas y pre-ventas, Consultoría o cualquier otra en la cual se definan proyectos, y se inviertan recursos para su implantación y gestión. Los Business Case son una especie de disciplina, que toda Dirección Informática debe incorporar a su arsenal como herramienta de gestión.

Qué es (Definición) un Business Case

Un Business Case es un instrumento estratégico que tienen los departamentos de informáticas que sirve para valorar y tomar la mejor decisión de inversión. Desde otra perspectiva, un Business Case es una herramienta que ayuda a las organizaciones de IT, a organizar y planificar los proyectos que deben emprender en el corto, medio y largo plazo. Es una de las herramientas más injustamente infravaloradas por los departamentos de informática.

Un Business Case debería ser el inicio de cualquier proyecto, ….. Sigue Leyendo

Ventajas de un Business Case

  • Un buen Business Case captura adecuadamente tanto las características cuantificables y no cuantificables de una propuesta o iniciativa de proyecto.
  • Capta la motivación para iniciar un proyecto o tarea.
  • Visualiza a los proyectos como lo
  • Valora que la inversión tiene valor e importancia
  • Visualiza y define a los proyectos: inversiones
  • Clarifica la futura gestión del proyecto
  • Presenta los riesgos potenciales del proyecto
  • Proporciona métricas confiables del proyecto
  • Profesionaliza la gestión de los proyectos
  • Consistencia organizacional para abordar proyectos
  • Identifica los interesados (Stakeholders) de la iniciativa
  • Define previamente la metadata de los proyectos
  • Es independiente de tecnología, moda IT, capricho o imposiciones de los jefes

Qué es un Business Case de acuerdo a Wikipedia

Por qué un Business Case

  • Ayuda a conocer realmente cual es la necesidad, problema, oportunidad o mejora
  • ¿Por qué es necesario el proyecto (problemas y oportunidades)?
  • ¿Cómo será el esfuerzo de resolver los problemas o las oportunidades que enfrenta la organización?
  • Conocer las alternativas de solución y conocer ¿Cuál es la solución recomendada?
  • ¿Cómo abordar la solución de los problemas u oportunidades (beneficios)?
  • ¿Qué pasará con el negocio si el proyecto no se lleva a cabo (el escenario no hacer nada)?
  • Cuando la solución se desplegará o implementará
  • ¿Es el proyecto rentable financieramente?

 

Business Case IT: Metodologías disponibles

Obviamente existen diferentes visiones y metodologías para crear o elaborar un Business Case IT de calidad. Que refleje las necesidades, cultura y características de la empresa que lo pretende desarrollar. No obstante, los objetivos, principios y fundamentos son los mismos. Un Business Case debe reflejar la metadata de la iniciativa o proyecto potencial que se quiera emprender, entre otras:

  • Definición CLARA y precia del problema, mejora o propuesta que se desea emprender. ¿Por qué o para qué queremos desarrollar el proyecto?
  • Características y definición del proyecto
  • Cuantificación de la inversión que se desea realizar (Capex)
  • Gasto recurrente que conllevará la implantación del proyecto (Opex)
  • Vida últil del proyecto (inversión)
  • Análisis económico – financiero de la propuesta de inversión o proyecto
  • Cálculo de las principales métricas (por eso la necesidad una plantilla o template en Excel)
  • Stakeholders del proyecto potencial
  • Director o gerente del proyecto potencial — Así mismo como el equipo que lo acompañará
  • Gestión de riesgos potenciales
  • Alternativas potenciales para desarrollar el proyecto
  • Tiempo estimado (muy de alto nivel) del tiempo que demorará en tenerse la solución en marcha
  • Entre otras

Cómo escribir o crear un Business Case IT

Realmente existen varias metodologías para crear o escribir un Business Case IT. Cada autor, producto de su experiencia, investigación o reflexión proponen lo que consideran más apropiado según el caso. A titulo personal, os dejamos los pasos necesarios para construir, desarrollar o crear un Business Case IT de calidad.

Un Business Case (Caso de Negocio) es una herramienta estratégica, no solo para los departamentos de informática, sino para el resto del negocio. Valora y recoge información valiosa de potenciales proyectos antes ni siquiera se consideren como una opción válida. Un proyecto es una inversión de capital, y como tal debe analizarse y valorarse apropiadamente.

El Business Case es un hito obligado en el procedimiento que toda empresa debe tener antes de decidir, o no, emprender un proyecto. Debe reflejar, entre otras cosas: cuánto valor crea para la organización, cuales son los stakeholders involucrados, cuál es el objetivo que queremos alcanzar, cuales son alternativas de solución, cuanto nos cuesta cada alternativa, y lo más importante, cuales son los riesgos potenciales de la alternativa solucionada.

Desarrollar un Business Case de requiere de una clara, sólida y robusta metodología, que sea un estándar y sea entendida por todos los miembros de la organización. Debe contener un conjunto de pasos necesarios para desarrollar un Business Case, hasta alcanzar el documento final.

Hemos preparado un eBook con los pasos requeridos y obligados para realizar un Business Case de calidad. Dichos pasos, provienen de la interacción con cientos de profesionales quienes han asistido a nuestros cursos de formación, así mismo, de la experiencia profesional acumulada en años de consultoría y trabajo corporativo.

  1. Identificar la necesidad
    Los antecedentes que justifican un proyecto deben quedar claros. Debemos definir si el proyecto surge por un problema existente, o se desea automatizar un proceso para ahorrar dinero e incrementar la eficiencia, o apoya a un nuevo servicio o producto, o es el reemplazo de una aplicación obsoleta, u otro origen que debemos documentar.Se debe profundizar e investigar las motivaciones que impulsan al proyecto, dejando evidente, a través del Business Case, las verdaderas razones de su propuesta.

    Algunos ejemplos de ello son:
    • Sustituir la vieja Intranet
    • Implementar un nuevo ERP
    • Instalar Wifi en las oficinas
    • Llevar a la nube el CRM
    • Implementar Single-Sign-On (SSO)
    • Crear un dashboard para la Junta Directiva de la empresa

  2. Definir el objetivo
    Es un paso obvio, lo que realmente es importante aquí es que sea medible o cuantificable en el tiempo. Suelen llamarlo objetivos SMARTs.S = Specific. Es concreto que mide un resultado. El resultado final.

    M = Measurable. Medible. Un número que nos indique cuándo se ha alcanzado el objetivo del proyecto.

    A = Achievable. Alcanzable, la empresa tiene los recursos para alcanzar el objetivo

    R = Realistic. Realista. Es una utopía o es alcanzable.

    T = Timely. Tiempo, se puede alcanzar en el tiempo estipulado.

    Por ejemplo: Reducir el 10%  del presupuesto operativo-anual (Opex) del Data Center (CPD) en 3 años.

     

  3. Identificar alternativas
    Una vez definido el objetivo del potencial proyecto, el próximo paso es detectar o definir alternativas de solución. Lo ideal es que sean 3 alternativas ya que permite una sana comparación.En este punto es importante investigar un poco lo que nos ofrece el mercado. Usualmente los proveedores o consultores amigos suelen indicarnos soluciones adaptadas a nuestra necesidad.

    Uno de los puntos a tener en cuenta es que necesitamos comprar soluciones en lugar de productos. Obviamente, que al final tendremos un producto o servicio, pero debe estar perfectamente alineados a la necesidad planteada en el punto 1.

  4. Investigar y recopilar datos
    Definidas las alternativas de solución, lo siguiente es investigar y recopilar información de las alternativas definidas en el paso anterior. Hablar con proveedores y solicitarle propuesta o presupuesto es una de las primeras opciones, que estén bien documentadas, de ser posible que nos muestren una experiencia y trayectoria en el área de nuestro potencial proyecto.Debemos investigar entre otras cosas:

    • Inversión monetaria necesaria
    • Tiempo de entrega de la solución
    • Recursos humanos involucrados (internos y externos)
    • Recursos técnicos necesarios
    • Riesgos asociados a la solución
    • Experiencia con o en otros clientes
    • Benchmarking si aplica
    • Etc.
  5. Realizar el análisis económico-financiero de las alternativas
    Con los datos investigados es tiempo de analizar financieramente las alternativas de solución definidas. Por cada alternativa se debe evaluar y calcular lo siguiente:

    • Flujo de caja neto del proyecto
    • Valor Actual Neto (VAN)
    • Tasa Interna de Retorno (TIR)
    • Payback
    • Retorno sobre la Inversión (ROI)
    • TCO (Total-Cost-of-Ownership)
    • Punto de equilibrio (de ser necesario).

    Para realizar el análisis financiero de las alternativas propuesta es necesario que el departamento de finanzas de la empresa nos proporcione:

    • El tipo de interés aplicable a proyectos similares en la empresa
    • El tipo de amortización de activos aplicables
    • La tasa o tipo impositivo aplicable a la empresa

    El análisis financiero de las alternativas nos permite conocer cuánto valor crea el proyecto potencial a la empresa.

  6. Decidir o seleccionar la mejor alternativa
    Uno vez con los números financieros es tiempo de seleccionar la mejor alternativa. Más bien, se trata de proponer cual alternativa favorece más a los intereses de la organización.El análisis financiero no es suficiente, han de incluirse otras variables tales como:

    • Estratégicamente cuál alternativa es mejor
    • Recursos Humanos impactados
    • Curva de aprendizaje para la empresa.

    Se trata de una decisión o camino que hay que proponer ante un comité o instancia del potencial proyecto.

  7. Analizar y valorar riesgos
    Con la alternativa seleccionada se han de definir riesgos potenciales de ella. Midiendo su impacto y probabilidad de ocurrencia, así como la estrategia de mitigación de cada uno de los riesgos detectados.Los riesgos son eventos, que si ocurren impactan (generalmente) negativamente al proyecto y al logro de los objetivos empresariales. Es por ello, que resulta estratégico el valorar los riesgos de la alternativa propuesta.

    Tradicionalmente los riesgos han estado ligados a recursos de todo tipo:
    • Presupuesto. Es muy común que un proyecto se salga del presupuesto inicial. Un 10% de desviación puede ser aceptado, aún cuando esto depende del tipo de proyecto.
    • Tiempo. Otro recurso escaso, hoy día uno de los activos más preciados.
    • Recursos Humanos. Abandono del jefe del proyecto, o dimisión de recursos clave.

  8. Definir la metadata del Proyecto
    Los potenciales proyectos tienen sus datos, algunos de ellos lo debemos pre-definir, ya que ello avala y da fuerza para su aprobación ante un grupo. Es así que debemos incluir (muy de alto nivel):• El director o jefe del proyecto
    • De ser posible el equipo del proyecto
    • El proveedor propuesto con su oferta económica
    • El GANTT muy de alto nivel (insisto)
    • Los principales hitos y entregables del potencial proyecto

    Toda esta información será base para la preparación del Project Charter y la reunión de Kick-Off una vez que el proyecto sea aprobado.

  9. Documentar y comunicar el Business Case IT
    El paso final, y el que aglutina lo que hemos realizado hasta ahora. Ideal es que sea un documento estándar y disponible para todos. Usualmente en custodia de la Oficina de Proyectos – PMO.El documento, presumiblemente en MS Word®, contiene los siguientes apartados:

    • Un resumen ejecutivo
    • Los antecedentes y definición del problema
    • El objetivo a alcanzar
    • Las alternativas valoradas
    • El resultado de la valoración económica
    • La alternativa recomendada
    • Los riesgos y sus estrategias de mitigación
    • La metadata del proyecto

    Una vez finalizado el documento, si procede y es requerida una presentación formal, se debe preparar una presentación basada en diapositivas, que muestre sucintamente lo mismo del documento del Business Case.

 

Libros de Interés sobre Business Case

Existe diferentes libros en el mercado que ayuda a la construcción o creación de un Business Case. Algunos son generalistas, es decir, ayudan a construir o crear un Business Case para todo tipo de proyectos. Pueden servir de referencia y consulta para profundizar y crear la excelencia en el mundo de Business Case y la gestión de Proyectos. Sería interesante centrarse en Proyectos de carácter tecnológico, ya que focalizamos el concepto en el área de conocimiento de este Centro de Excelencia para el estudio y análisis de Business Case IT. Por favor si tienes alguna referencia que necesitas incorporar en la lista de libros, agradecemos el contacto para su inclusión.

HBR Guide to Building Your Business Case (Ebook)
Business Case Libro
  • Título: HBR Guide to Building Your Business Case
  • Autores: Ray Sheen and Amy Gallo
  • Editor: Harvard Business Publishing
  • Publicación: 2015
  • Comentarios: Excelente visión de cómo crear un Business Case. Existe la versión que incluye plantilla de Business Case en Excel y para la presentación en PoeerPoint (PPT). El libro está disponible en formato papel y electrónico (eBook). Muy didáctico y siempre el respaldo de Harvard es una garantía de éxito.

 

eBook – 9 pasos para un Business Case de éxito
Business Case Libro
  • Título: 9 Pasos para crear un Business Case de éxito
  • Autores: ITMadrid IT Business School
  • Editor: ITMadrid IT Business School
  • Publicación: 2011
  • Comentarios: Una referencia rápida y precisa de Cómo hacer un Business Case Paso Paso, presenta, a juicio del autor, los pasos necesarios para crear o desarrollar un Business Case IT de calidad. Muy claro y directo al grano.

 

Developing a Business Case
developing-a-business-case
  • TítuloDeveloping a Business Case
  • Autores: Harvard Business School Press
  • Editor: Harvard Business School Press
  • Publicación: 2010
  • Comentarios: Una referencia de bolsillo, escrito para la afamada escuela de Negocios de la universidad de Harvard. Práctica y muy fácil de leer. Ofrece los conceptos necesarios para preparar un Business Case.

 

 

 

 

Business Cases: Herramientas

Un Business Case por su naturaleza de creación y elaboración necesita de herramientas clave para su correcta preparación, algunas de ellas son:

  • Plantillas en MS Excel – Para realizar el análisis económico-financiero de las alternativas de solución
  • Plantilla para documentar el Business Case – Suelen ser templates o plantillas en PowerPoint (ppt) o MS Word
  • Plantilla para la presentación o defensa del Business Case – Suele ser una plantilla o template de PowerPoint (ppt) o Prezi(tm)

 

 

Business Case: Cursos Disponibles

 

 

Business Case: Artículos

 

Formulario de Contacto

La forma de contacto más efectiva es a través del eMail, planteanos tus dudas en el siguiente formulario de contacto de abajo. Si deseas incluir algún artículo, libro o comentario en este Centro de Excelencia , por favor no dejes de contactarnos. haremos nuestro mayor esfuerzo de contactarte lo más pronto posible. Como dice nuestro Mantra: Proyectos IT como inversiones. Y a propósito, gracias por contactarnos. Gracias. El equipo de ITMadrid – IT Business School.

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