Qué es y para qué sirve una Métrica o KPI – Más allá de la herramienta

Introducción

Aun cuando no es nuevo, los datos se han vuelto a poner de moda. Y lo seguirán estando. Serán fuente de riqueza y trabajo. Algunos han dicho que serán el petróleo del siglo 21. Pero no lo hemos visto hasta ahora, salvo excepciones. Nuevamente, muchas organizaciones y profesionales, erróneamente, se centran en las herramientas, y en particular, desarrollar faraónicos proyectos de Data Warehouse Ha sido uno de los males de los departamentos TIC. Cuando lo verdaderamente relevante y clave para el negocio es cómo sacar el máximo ROI de esos datos.

Precisamente para rentabilizar los datos, es clave comprender la complejidad del negocio, y una vez entendida, se debe definir y/o conceptualizar el KPI o métrica eficaz y efectivo, que orienten y alerten al negocio en el empedrado camino de alcanzar los objetivos previamente definidos. Al fin y al cabo, es la estrategia del negocio.

Veamos.

Contenido

  1. Qué es un KPI o Métrica de negocio
  2. ¿Por qué utilizar KPIs y qué ventajas ofrecen?
  3. Tipos de KPIs: entiende la relación entre cantidad, calidad y eficiencia. Es crítica.
  4. ¿Qué medir? – Estrategias para definir PKI
  5. ¿Qué medir? – Estrategias para definir PKI
  6. El futuro “brillante” de los datos
  7. Conclusiones

1.- Qué es un KPI o Métrica de negocio

Podemos definir un PKI como:

Un KPI (Key Performance Indicador), en español, Indicador Clave de Rendimiento es una medida o métrica que sirve para verificar el grado de avance y/o logro (o no) de una estrategia, un proceso, función, producto o unidad de negocio.

Nos ayuda en el proceso de toma de decisiones, así como validar si una estrategia definida funciona o no. Prácticamente podemos medir cualquier estrategia definida, bien sea, el lanzamiento de un producto, reducir un gasto, incrementar algún valor, la calidad de un proceso o servicio, o simplemente verificar los Likes o visita que ha tenido la página Web de la empresa.

Todos esos datos, más allá del KPI per sé, nos ayudan a medir como avanza (o no) la organización.

2.- Por qué utilizar KPIs y qué ventajas ofrecen?

Algunas de las ventajas evidentes de utilizar KPIs son:

  • Centrarse en los objetivos del negocio. Utilizar los KPIs es clave para focalizarse en los objetivos del negocio. Obsesión en alcanzar los objetivos. Es una medida para validar o verificar si estamos cerca o lejos de un objetivo. Por ejemplo, estamos logrando la cuota de venta, el tráfico de la página Web se ha incrementado con la estrategia implementada, la calidad de un servicio está mejorando, etc.
  • Comparaciones. Nos permite compraros con períodos anteriores, competidores, la industria y verificar cuan eficiente somos o no.
  • Definir futuras estrategias. Son el alimento para estrategias futuros. Serán la línea base de donde partir.
  • Estimula a los equipos. Las personas se ven reforzadas o empoderadas a lograrlos, sobre todo si están correlacionados a incentivos que se otorguen por su consecución.
  • Visibilidad. Es muy importante no gestionar a ciegas. El conocer en todo momento “la situación actual” de una estrategia, producto, proceso, etc., es clave para retomar decisiones en caso de no ir en la dirección correcta.

3.- Tipos de KPIs: entiende la relación entre cantidad, calidad y eficiencia. Es crítica.

Podemos encontrar diferentes categorías de KPIs, los cuales varían de acuerdo con su orientación, los tipos son:

  • Medibles o no
    • Se pueden mediar con una unidad. Número, 5, etc.
    • Cualidad de algo. Excelente regular o pobre.
  • Funcionales o por áreas del negocio:
    • Operaciones. % capacidad ociosa de una máquina.
    • Producción. Ej., % de productos con defectos.
    • Calidad. Nro de reclamaciones por productos,
    • Logística. % de flota propio vs alquilada
    • Ventas. Importe de ventas por productos.
    • Marketing. Nro de Leads recabados por unidad de tiempo.
    • TIC. Nro de tickets recibidos en soporte técnico.
    • RRHH. % de personal contratado vs. Personal propio
    • Finanzas. % ROI por productos
    • Legal. Nro de demandas recibidas por unidad de tiempo
  • Fuente:
    • Internos. Por ejemplo, importe de ventas por producto y región.
    • Externos. # de Likes obtenidos en redes sociales y/o blog de la empresa.
  • Procesos
    • Entrada (Input)
    • Proceso
    • Salida (Output)
    • Resultado
  • Temporal
    • Predictivos. Es decir, de futuro, por ejemplo, estimado de ganancia por acción.
    • Históricos. Evolución del volumen de ventas.
  • Medición
    • Eficiencia. Uso optimo de recursos, por ejemplo, horas para crear un proceso.
    • Eficacia. Logro de resultados por unidad de tiempo.
    • Calidad. Demora en horas de entrega de productos de Amazon.
  • Nivel organizacional
    • Estratégico. Para directivos, por ejemplo, nro. de estudiantes matriculados/año.
    • Táctico. Nro de estudiantes en la facultad de medicina/año.
    • Operacional. Tiempo promedio en la matriculación de un estudiante.

4.- ¿Qué medir? – Estrategias para definir PKI

  1. Definir/Obtener objetivos.
    • Inteligentes (Smarts)
    • Crear valor
    • Consensuados y/o conocidos
    • Definir qué queremos medir
    • Compartidos
    • Comunicados
  2. Utilizar Causa -> Efecto
    • Situación de partida
    • Cómo se está haciendo actualmente
    • Escoger objetivos que se puedan medir
    • Evitar mal entendido
    • Buscar causas y sus efectos
  3. Establecer objetivos del KPI
    • Cómo saber que lo estamos haciendo bien
    • Cuál es el umbral de logro
  4. Automatizar KPI
    • Automatizar al 100% los KPI
    • Evitar procesos manuales
    • Ir a la fuente de los datos desde el principio
    • Diseñar / desarrollar los KPI con esto en mente
  5. Comunicar con autoservicio
    • Como consecuencia de los anterior
    • Evitar envíos
    • Crear Dossiers y/o Dashboard (Cuadros de Mando)
    • Los nuevos PowerPoint
    • Distribuir en la nube y/o Intranets/Confluence/etc.
  6. Lecciones aprendidas
    • Documentar y utilizar Kaizen para mejorar continuamente

5.- Sugerencias para definir KPIs

Producto de la experiencia de años desarrollando complejos sistemas de métricas, KPIs, dashboards y similares, os dejamos algunas ideas que te pueden servir:

  • Comienza con pocos indicadores, que se puedan medir y estén asociados a las estrategias u objetivos definidos. Evita ser muy ambicioso desde el principio, decanta en futuras frustraciones y por ende abandono del seguimiento y control.
  • Comienza por un proceso, proyecto, producto o nivel departamento que sea sensible y relevante para la organización. Negócialo con el usuario clave.
  • Evita a toda costa el acceso o recogida manual a los datos. Automatiza desde el principio. Comienza con la automatización en mente (Digital First). Los KPI siempre estarán disponibles y actualizados en tiempo real.
  • Designa a un responsable del trabajo de definición y seguimiento de este trabajo: KPI.
  • Sustituye el PowerPoint por un Dossier o Dashboard en la próxima reunión o conexión por Zoom.
  • Intentar discurrir por el laberinto de KPIs o métricas existentes en la empresa puede ser una tarea titánica. Es por lo que sugiero por las bases o fundamentos, lo que más importa al usuario y al negocio. Empatiza con el usuario y ayúdale a jerarquizar los KPIs que más impacten su trabajo, y por supuesto, que le ayuden a tomar decisiones.
  • Selecciona las herramientas más apropiadas. Por ejemplo: Power BI, Qlik, Tableau, MicroStrategy, BusinessObjects, etc.

6.- El futuro “brillante” de los datos

Estamos creado exponencialmente datos como nunca en la historia. Datos que son minas esperando ser explotadas por los arquitectos de “negocios”, como realmente se denominan los analistas o científicos de datos. Esa ingesta de datos conlleva a:

  • Nuevo escenario. Definitivamente los competidores están utilizando los datos para estrategia.
  • La competencia se dará en aquellas organizaciones quienes puedan analizar y sacar venta de esos datos.
  • Cloud Computing Ya existe prácticamente ilimitado almacenaje y capacidad de procesamiento.
  • Datos internos y externos con volumen suficiente para crear nuevos productos o servicios.
  • IA y Machine Learning como las grandes exponentes.
  • Desde cualquier aparato es posible acceder a nuestra información y controlar que pasa.

7.- Conclusiones

La vorágine de un entorno VUCAD no para. La exponenciación de los datos es una realidad. Realidad que si te pones las pilas puede ser una herramienta para sobrevivir y competir.

Seguiremos creando datos, consciente e inconscientemente. No parará dicha creación. Lo inteligente radica en como obtener métricas o KPI confiables que nos ayuden a tomar ventaja. Allí la clave.

A título de resumen:

  • Los datos como la gran estrategia Siglo 21
  • Saber qué, cómo y cuándo medir los KPIs
  • El concepto medir para el éxito
  • Escoger la herramienta de mejor coste / beneficio
  • Hay que comenzar ya…….

Diplomado en Data Analytics con Power BI

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