Si analizamos estrictamente los proyectos IT, como lo que son, inversiones, el gestor responsable del fondo de inversiones, en muchas empresas estaría despedido hace ya un buen rato. Es que de acuerdo a un estudio realizado por la gente de The Standish Group Report, y al informe publicado —  El Reporte del Caos (The Chaos Report), solo el 16,2% de los proyectos iniciados fueron completados con éxito, dejando más del 80% de los proyectos con algún tipo de anomalía, (tiempo, presupuesto o calidad) o simplemente proyectos que fueron cancelados.

Existen varias razones por la cuales los proyectos IT (o inversiones) fallas, la tabla muestra, según el Reporte del Caos los principales motivos de tales males son:

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En muchas organizaciones, en pleno siglo 21, aún persiste el burocrático proceso, o metodología, de desarrollo de proyectos IT, en donde el resultado obtenido es alcanzado mucho tiempo después de haber solicitado el proyecto, es decir, después de N tiempo de solicitado por la unidad de negocio usuaria.  Lo que se traduce, en un problema, perdida de oportunidad o simplemente el fracaso o frustración de nueva iniciativa de negocio.

Ante tal escenario, debemos optar por nuevos enfoques, mejores prácticas o metodologías que permitan cerrar la brecha del time-to-market, es decir, acortar los tiempos desde la petición de la solución hasta la entrega efectiva del servicio al departamento usuario del negocio. Es que la diferencia puede ser abismal y estratégica, puede sacar (o dejar de lado) a la empresa en el mercado, o simplemente perder una oportunidad que para la empresa puede resultar irrecuperable. No sin pensar en el efecto cultural y cascada que suelen tener este tipo de gestión burocrática en las empresas.

Afortunadamente, ante este panorama, han emergido, aunque no nueva, una serie de metodologías o frameworks que intentan cerrar esa brecha burocrática en la gestión de los proyectos IT, y se trata simplemente de dotar a la gestión con herramientas de agilidad, limpieza y visualización.

En tal sentido, podemos enumerar esas 3 metodologías sexys como Agile – Scrum, Kanban, Lean IT:

  • Agile-SCRUM. Persigue precisamente eso, cerrar la brecha burocrática en la gestión de proyectos, especialmente los relacionados a desarrollo de aplicaciones (software), al facilitar la incorporación el usuario final (usualmente un Power User) al equipo de desarrollo del proyecto. SCRUM facilita la entrega a plazos de la solución, con esos módulos 100% funcionales entregados a satisfacción del usuario de negocio, reduciendo o minimizando el riesgo para el negocio de pérdida de calidad, tiempo y dinero. SCRUM, al contrario que muchas metodologías reduce la burocracia, reduce los riesgos del proyecto, incrementa la calidad de la solución alcanzada y lo más importante, facilita el trabajo colaborativo entre los integrantes del equipo que se forma. Y cómo lo hace SCRUM:
    • Crea un inventario de requisitos (Historias de usuarios) perfectamente negociadas con el equipo de desarrollo. Se jerarquizan y se implementan de acuerdo a la necesidad – factibilidad funcional. Ese inventario se conoce con el nombre de Product Backlog. Recordar que el usuario final solicitante (típicamente el Power User) pertenece al equipo SCRUM
    • Introduce el concepto de Sprint, un espacio de tiempo de usualmente 4-6 semanas en donde se debe desarrollar un módulo funcional de la aplicación. Con reuniones y seguimientos diarios por parte del equipo. Lo cual garantiza que desarrollamos de acuerdo a la demanda del negocio, y no a criterio del analista o jefe de proyecto IT.
    • Crea un gráfico de trabajo pendiente (Burndown charts) para visualmente conocer cómo avanza el desarrollo de la solución.
    • Involucra a un equipo multidisciplinario para garantizar la calidad de la solución.
    • Suele incorporar (o complementarse) un gráfico Kanban para visualiza el trabajo realizado y por hacer de acuerdo a lo planificado.
  • Lean IT. Es la aplicación de conceptos de manufactura a la gestión de tecnologías de la información. Inspirado en la fábrica de Toyota, en donde se persigue la reducción de residuos (tiempo, personal, recursos de todo tipo, etc.), poner en el centro la creación de valor al cliente (ROI sobre la inversión), análisis del mapa de valor, se persigue la perfección a través del proceso de mejora continua y se analiza el flujo de información/proceso de la solución planteada por el usuario. En resumen, la excelencia de la manufactura nipona, trasladada a la gestión de proyectos IT, de manera, limpia y con criterios siempre de mejora continua en la calidad de los procesos.
Lean IT

Lean IT

  • Kanban. Por su parte la técnica Kanban alimenta el impacto visual y sicológico que tiene la visualización de las tareas pendientes, por hacer y en progreso en los equipos de desarrollo. Muy potente, ya que pone en evidencia (visual) todo lo logrado o no-logrado por el equipo en el tiempo.
Kanban

Kanban

Ante nuevos tiempos y retos, simplemente necesitamos nuevas técnicas y prácticas para abordarlos. Estas 3 metodologías son un excelente aliado de los gerentes y responsables IT, quienes cada vez más deben garantizar las inversiones IT de manera segura y confiable.

Y todo ello, perfectamente soportado por herramientas SaaS para la gestión de proyectos en la nube, que faciliten el trabajo colaborativo, el seguimiento de los proyectos online, y quizás lo más importante, centraliza toda la información de los proyectos a efectos de auditoría y control de gestión IT. Lo cual es sin duda alguna. Una evidencia de la madurez de gestión den las direcciones de informática.