Business CaseEn una era de recursos cada vez más escasos, y en donde cada unidad de negocio “lucha” por imponer sus argumentos para que se desarrollen proyectos IT de su competencia, la necesidad de establecer claros baremos de decisión se hace fundamental. Podemos partir que priorizamos a aquellos proyectos que son de carácter e imperativo legal (son obligatorio emprendernos indistintamente de su valoración o no), proyectos por decisiones corporativas y estratégicas, y luego está, el resto de proyectos informáticos que inundan el día a día de nuestro trabajo.

Entonces, cómo saber si un proyecto IT crea y añade valor a la empresa. La respuesta puede ser simple y compleja al mismo tiempo. Pero para utilizar procesos de valoración estándar lo más sensato y razonable es utilizar un Business Case de cada iniciativa o propuesta de proyecto tecnológico. Indistintamente si se trata de un desarrollo de una aplicación mobile, el upgrade o actualización de la Intranet, la mudanza de un datacenter, o simplemente la implantación de un proyecto de Business Intelligence.

Pero si ahondamos un poco más en las métricas utilizadas por un Business Case para calcular la rentabilidad de una propuesta de inversión en un Proyecto IT, debemos en fijarnos en 3 métricas fundamentales: Valor Actual Neto (VAN), Tasa Interna de Retorno (TIR) o Paybak. Descartamos el popular ROI porque simplemente no incluye en su cálculo uno de los mandamientos financierosfundamentales: no toma en cuenta el valor del dinero en el tiempo, lo cual es fundamental para realizar los cálculos de las métricas antes mencionadas.

Ahora bien, que necesitamos para calcular las métricas indicadas fundamentalmente necesitamos;

  • Un tipo o tasa de interés. También se le conoce como el precio del dinero, y usualmente es un % que nos proporciona el departamento de finanzas. Y es que el porcentaje recibido ya lleva incluido el riesgo financiero asumido para el tipo de proyecto que vamos a emprender. En resumen, el coste de capital o tipo de interés de valoración de proyectos, lo debe proporcionar el departamento financiero, es por ello que lo sensato es solicitarle dicha variable.
  • Flujos de Cajas Neto (FCN) del proyecto. Es otra variable que debemos calcular del proyecto por cada año o período (puede ser meses, trimestres o semestres), aunque de la vida útil del proyecto. Es decir, si vamos a adquirir un servidor X, el fabricante nos proporciona una vida útil de dicho activo, igualmente pasa con una aplicación, un ERP o una Intranet, por mencionar unos cuantos. Cómo se calcula este flulo de caja, debemos calcular:
    • Ingresos que genera el proyecto. Cabe mencionar que muchos proyectos proporcionan ahorros, los cuales deben considerarse como ingresos. Por ejemplo, si el proyecto fuese de migración del correo corporativo a la nube (Office365) podrías colocar como ingreso el ahorro de 2 administradores del correo actual. Ídem del hardware que dejamos de utilizar en el correo on-premise.
    • Gastos. En este apartado se incluyen todos los gastos incurrido en la vida útil del proyecto. Son estimados de gastos de personal, gestión, hardware, software, licencias, mantenimiento, etc.
    • La diferencia de Ingresos – Gastos nos da como resultado el Flujo de Caja Bruto antes de Impuesto, lo cual es importante para aprovecharnos del descuento fiscal que no brinda la amortización de los activos (Capex) en el cálculo definitivo. Suele utilizarse el método de línea recta para calcular el monto de amortización del activo. La fórmula es la siguiente;

amortizacion

    • Amortización e impuestos. El valor obtenido de la amortización o capitalización del activo debemos restarlo del Flujo de Caja Bruto, para así utilizar el Flujo de Caja Neto, que será el utilizado para calcular las métricas financieras de nuestro proyecto.
  • Vida útil del proyecto. Es un número usualmente en años. Por ejemplo para un ERP suele ser entre 10 o 20 años, el valor lo utilizamos para proyectar y calcular nuestras métricas financieras.

Con las variables anteriormente calculadas y obtenidas, procedemos calcular los indicadores financieros de nuestro proyecto.

  • Valor Actual Neto (VAN). También conocido como Valor Presente Neto (VPN) del inglés Net Present Value (NPV) y se define como “El valor actual (hoy) de futuros flujos de efectivo/caja neto de una inversión menos la inversión inicial”. Si es positivo, la inversión debe hacerse (a menos que una inversión mejor aún existe), de lo contrario no. La fórmula es la siguiente:

van

Si en VAN es mayor que cero el proyecto añade valor, ya que los flujos de caja o efectivo generados por el proyecto son lo suficientemente altos como para superar el tipo de interés o coste de oportunidad proporcionado por el departamento de finanzas. Pero nos surge una duda, cuál es el rendimiento o retorno real de nuestro proyecto, para ello utilizamos la Tasa Interna de Retorno (TIR) que es la que se utiliza para decir efectivamente cual es el retorno efectivo de un proyecto.

  • Tasa Interna de Retorno (TIR).  Es el tipo de rendimiento utilizada en el presupuesto de capital para medir y comparar la rentabilidad de inversiones. Es lo que muchos denominan como el ROI, este indicador es el verdadero ROI del proyecto, ya que nos indica que % efectivamente nos proporciona el proyecto. Debe ser mayor que el tipo de interés o coste de capital proporcionado por el departamento de finanzas. Su fórmula de cálculo es la siguiente:

TIR

Es justo el tipo de interés que hace que el VAN sea igual a cero, lo que es lo mismo, el retorno efectivo del proyecto.

Afortunadamente todos estos cálculo los posee MS Excel, por lo que basta con realizar una plantilla y hacerla disponible a toda la plantilla de la empresa. Usualmente la PMO es la responsable por realizarla y mantenerla actualizada.

  • Payback.  Es nuestro último indicador, y es el plazo (tiempo) de recuperación de la inversión (en cuanto tiempo se recupera la inversión), es uno de los llamados métodos de selección estáticos. Se trata de una técnica para hacerse una idea del tiempo que tardarán en recuperar el desembolso inicial en una inversión.

Como os decía, todo estos cálculos se automatizan en una plantilla de EXCEL para realizar los cálculos necesarios, quizás la parte más difícil del proceso es obtener los valores para calcular los Flujos de Caja Neto para cara período de la vida del proyecto.

Las reglas de estos indicadores son muy claras, y son utilizadas por los financistas para valorar todo tipo de inversión o proyectos. Las reglas son muy sencillas, un proyecto añade valor si su VAN es mayor que cero (los flujos de caja o efectivo superan el tipo de interés), y prevalece el TIR mayor para poder jerarquizar proyectos, si nos vemos en la necesidad de jerarquizar proyectos que vienen de diferentes departamentos y los recursos son escasos. Estas métricas nos garantizan que los proyectos añaden valor económico a la empresa, y nos sirve de baremo para descartar y decir no profesionalmente a proyectos que no añaden valor.

Existen otras consideraciones políticas, estratégicas y legales que no son valoradas por los índices, deben ser valoradas por los comités de inversiones en proyectos IT, deben valorar en su conjunto para tomar la mejor decisión. Pero lo que si dejamos claro con las métricas antes indicada, es si un proyecto añade o no valor para la organización.

Todo ello es analizado y estudiado a profundidad en el curso de Business Case para Profesionales IT que imparte, presencialmente u online, ITMadrid IT Business School.