Introducción
Wikipedia define Selfie como “un autorretrato realizado con una cámara fotográfica, generalmente una cámara digital o un teléfono móvil.” El intentar calificar al Selfie como organizacional y digital, queremos denotar que lo primero que debemos hacer, antes de emprender cualquier iniciativa de transformación digital, es obtener un “auto-retrato” organizacional que refleje o retrate la realidad digital de la empresa en la cual queremos emprender proyectos digitales.
Se trata de obtener la realidad actual en términos preferiblemente numéricos y plasmados en indicadores, los cuales serán el punto de partida o la situación actual en donde estamos en la organización en materia digital. Nos ayuda en conocer el grado de digitalización o no de la organización. A eso llamamos Selfie organizacional digital. Ya que conociendo en dónde estamos digitalmente hablando, podemos definir a donde queremos llegar en la materia de digitalización, o quizás, aclarar cuál es el mejor camino a tomar.
Cómo hacerlo
Obviamente, no es una tarea que se debe realizar individualmente, aun cuando debe haber un responsable de la realización del Selfie, éste rol debe contactar y recopilar información de diferentes divisiones, departamentos o unidades de negocio de la empresa.
Ya lo comentamos en el framework StrateTI (Plan Estratégico TIC), una primera aproximación o análisis pasa por el departamento de tecnología de la información y comunicación (TIC), quien debe proporcionar datos valiosos para el análisis. Algunas ideas de datos para nuestro Selfie organizacional digital son:
- Rescatar, elaborar o actualizar el catálogo de servicios IT (inventario de los servicios prestados por el departamento TIC con sus respectivos SLAs) de alto nivel – debe reflejar las principales coberturas de TIC (digital) dentro de la organización. Debemos agruparlas en grandes apartados, tales como:
- Comunicación (eMail, reuniones web, Blog corporativo, Intranet, etc.)
- RRHH (Adicional a las tradicionales aplicaciones, debemos incluir los puestos de trabajo, etc.)
- Unidades de negocio
- Marketing y Ventas
- Operaciones
- Otras funciones de apoyo como legal, relaciones públicas, etc.
- Identificar cuáles son las principales quejas, problemas y/o retos de IT, en su relación con el resto de la organización
- Identificar iniciativas de mejora
- Cruzar los puentes – hablar con Stakeholders y establecer alianzas con ellos
- “Tomar requisitos de alto nivel”
- Documentar el “status quo” o Selfie de IT
- Cómo los clientes se comunican e interactúan con la organización: canales, medios, etc.
- Y quizás lo más importante, intentar una pregunta clave – ¿qué espera el negocio de IT?
Qué hacer:
- Se debe designar una unidad o responsable de la realización del Selfie, fungirá como recopilador, centralizador o procesador de la información que se ha de plasmarse en el Selfie, una especie de Chief Data Officer o Chief KPI Officer o similar. Aunque podría sr una analista de alta experiencia, con una visión amplia y conocedor de ambos mundos: negocio y Tecnología
- Crear una especie de repositorio colaborativo, con acceso a Stakeholders clave, con los principales hallazgos. Se trata de recopilar indicadores de gestión y del servicio tecnológico. De ser posible dibújalos en un Dashboard y utilizando una herramienta de nueva generación como lo es Confluence de Atlassian.
- Reunirse continuamente con los CXOs
- Analizar el presupuesto actual (Capex y Opex) y definir desviaciones y razones
- Toma de “requisitos” de lo que no va bien
- Documentar el ciclo de vida de nuevos productos / servicios (los clave)
- Analizar las oportunidades de reducción de “grasa” tecnológica
Qué medir:
- Infraestructura: hardware (Hw) y software (Sw), capacidad instalada y ociosa
- Proyectos clave: analiza el trípode: Gasto-Tiempo-Calidad
- Atención al cliente (ATC) / SLA: medida y desviaciones
- Analiza presupuesto: Capex y Opex (desviaciones y prácticas)
- Gestión de la demanda: Cuantifica incidencias, peticiones y solicitudes por origen. Utiliza la regla 80-20 de Pareto, es decir, identifica de dónde proviene el 80% de la demanda al departamento
- Propuesta de valor actual – aportamos valor al core business o solo apoyamos funciones de apoyo (RRHH, Contabilidad, Legal, Finanzas, etc.).
- RRHH: head-count, certificaciones, antigüedad media, salarios, etc.
- Procesos de negocio no cubiertos: core business vs funciones de apoyo
- % de infraestructura propia vs. Cloud
- Productos digitales de competidores claves vs. Productos de la empresa
- Cuál es la situación actual de la empresa, por ejemplo, en temas de Business Intelligence (BI), Big Data, , e Commerce, Fintech, Internet of Things (IOT), Blockchain, Machine Learning, Agile-Scrum, etc. Tratemos de analizar la situación actual y reflejarla en nuestro informe Selfie.
- Entre otros
Una de los principales puntos de vistas a valorar en nuestro Selfie Digital es el punto de vista interno y externo. Externo significa todo lo que rodea a la empresa, es decir, el resto de la empresa (finanzas, operaciones, marketing, ventas, etc.) y fuera de la empresa (competidores, política, socio-economía, tecnología, etc.). Es decir, externo. Para ello nos basamos en 2 herramientas fundamentales de análisis: PEST (Político, Económico, Social y Tecnológico) y la matriz DAFO (Fortaleza, Oportunidades, Debilidades y Amenazas).
Análisis PEST
PEST proviene de Política, Economía, Social y Tecnología, es una especie de matriz que debemos complementar para obtener una visión del entorno en el cual opera el negocio, y su influencia que podrían tener esas variables en ella. La figura abajo muestra la matriz PEST.
Matriz para el análisis PEST
Comienza con el análisis externo de la empresa. Básate en el análisis PEST y analiza las principales tendencias y comportamientos de clientes, proveedores y relacionados:
- Tendencias tecnológicas (Cloud Computing, SaaS, Aplicaciones, Redes Sociales, Mobile, Big Data, Digitalización, Transformación, IoT, IA, Machine Learning, etc.). En especial aquellas tecnologías con barreras tecnológicas bajas (fáciles de implementar)
- Tendencias económicas y financieras
- Tendencias de consumidores y clientes
- Analiza los productos y servicios de los competidores del sector y sus innovaciones y grado de digitalización en términos de productos y servicios.
- Competidores y Benchmarking de la industria
- Principales clientes de tu empresa (utiliza el principio de Pareto del 80-20)
- Proveedores
- Mercado laboral
- El marco regulatorio de la industria
Qué hacer:
- Asistir a eventos de la industria y sector (Gartner, IDC, Forrester, BCG, etc.)
- Suscripción a informes y reportes de la industria tecnológica (MIT, McKinsey, Harvard, Stanford, IDC, Gartner, entre otras)
- Formación continua (presencial / online) del personal
- Contratar un consultor externo para charlas y/o consultoría
- Suscripción a revistas de la industria
- Alta en gremios tecnológicos / sector
- Presencia en redes sociales verticales
- Leer y analizar informes anuales de la empresa y la competencia
- Comunicar internamente indicadores / tendencias
- Documentar hallazgos
Qué hacer:
- Preparar una matriz DAFO de la organización. Preferiblemente en equipo, y de ser posible, con algún consultor externo.
- Analiza la Curva-S y el nivel de madurez de las tecnologías y/o aplicaciones core
- Mantener / desarrollar un dashboard organizacional
- Acceder al documento/informe de planificación corporativa
- Proponer / asistir a reuniones inter-funcionales
- Acceder a webinars / charlas institucionales
- Leer memorias y documentos anuales de la empresa
Análisis DAFO (SWOT)
FODA o DAFO es una herramienta de análisis de la situación de una empresa, departamento y/o ente específico. Analiza las características internas (Debilidades y Fortalezas) y externas (Amenazas y Oportunidades) en una matriz básicamente dividida en:
Análisis DOFA
Este análisis ha de realizarse con la mayor claridad y sinceridad posible, exponiendo la realidad específica y actual de la organización. El incurrir en errores u omisiones conllevará a la toma de decisiones erradas que no solucionarán las demandas del resto de la organización en lo relacionado a las necesidades reales. Y por el contrario, generará riesgos innecesarios para el resto de la organización y en particular para las unidades de negocio.
Algunos típicos comentarios generados de este análisis:
- Excesiva burocracia en la empresa. Detectar principales procesos
- Proyectos fuera del trípode: presupuesto-tiempo-calidad
- Recursos Humanos no formados
- Tecnología obsoleta y/o desfasada
- Time-to-market deficiente (respuesta deficiente al negocio)
- Presupuestos excesivos
- Capacidad ociosa no explotada
- Infraestructura obsoleta
- Falta de procedimientos, que entorpecen la comunicación y dan la sensación de caos
- Falta de colaboración entre unidades clave, infraestructura, desarrollo, procedimientos, etc.
Con toda la información recopilada, prepara un pequeño documento y/o presentación y resume los principales hallazgos. Ese será nuestro Selfie digital organizacional. Ayudarán a definir el Roadmap digital y a la toma de decisión posterior en lo relativo a definir objetivos, estrategias, proyectos y finanzas. Dibuja en resultado del análisis FODA y los puntos clave para la empresa y su relación con entre los distintos departamentos y el entorno. El resultado de esta fase es el obtener un “Selfie” real y actual de la organización en ese instante del tiempo.
Una vez al año es bueno actualizar todos los indicadores, en lo posible en una reunión fuera de la empresa, en un entorno y espacio distendido, e invitando algún experto o consultor externo a la empresa, y a algún digital-user o embajador digital clave para el negocio, que ayude.
Conclusión
Como hemos comentado el Selfie debidamente estructurado y documentado debe comunicarse a los Stakeholders clave del proceso de transformación digital. Ideal una herramienta colaborativa como Confluence de Atlassian, nos ayudará a organizar y vaciar la información, a la vez que podamos compartir y recibir feedback o retroalimentación del resto de la empresa. Es una fase de transparencia total, ideal que todos visualizan el Selfie y puedan conocer la realidad digital real de la organización.
El Selfie digital organizacional es un punto de partida clave para poder dibujar el roadmap que debe seguir la transformación digital. Por ejemplo, comenzar digitalizando, y/o externalizando en la nube los buzones de correos electrónicos puede ser un pivote de comienzo, ya que impacta a prácticamente a toda la empresa y lanza un mensaje claro de cambio. La transformación del puesto de trabajo, Webinars, aplicaciones Cloud, pueden ser eslabones claros de un cambio cultural hacia un nuevo estadio de la empresa. Que por supuesto utilizará a la tecnología como pivote para crear valor en la empresa.
En ITMadrid IT Business School hemos estado investigando y analizando sobre la materia de transformación digital, y en tal sentido hemos preparado unos cursos que creemos que todo profesional de la empresa debe realizar, ellos son:
