En un mundo cada vez más revulsivo, acelerado y demandante de soluciones empresariales rápidas (time-to-market), es normal que dicha presión y/o demanda de servicios se traslade a las funciones de apoyo de la organización, el negocio espera que dichos departamentos “corran” a la misma velocidad que lo hacen sus competidores.

Gran parte de esa demanda de servicios, corresponden a servicios tecnológicos de todo tipo, obviamente todos ellos desembarcando en el departamento TIC como presión añadida a las taras clásicas del departamento. Departamento que debe “inventar” nuevas formas y/o maneras de que ese servicio demandado por su cliente interno llegue en tiempo, coste y calidad. El no hacerlo pone al negocio contra la pared y en una situación que empuja al negocio a la estrategia conocida como IT Shadow.

El sector de las TIC, tradicionalmente, para enfrentar esa presión y desafío que impone el negocio ha propuestos metodologías, fremeworks, mejores prácticas, gobierno IT, y en general, nuevas formas de gestionar ese flujo de demanda continua que viene del negocio.

Una de esas propuestas es la puesta en marcha de una PMO TIC. Departamento clásico de muchas Direcciones de Informática del mundo corporativo. Las PMO han estado con nosotros por un tiempo. Muchos las han tildado de un ente burocrático más en informática, que dilata la gestión de los proyectos y servicios tecnológicos que debe brindar el departamento TIC. La proliferación de PMO en el sector ha sido cuasi-excesiva. Un departamento de informática sin PMO es casi inexistente, independientemente de sus objetivos, procesos y funciones que lo compongan. Y mucho menos sin las métricas necesarias que avalen su existencia en el entramado tecnológico de la empresa.

Ahora bien, debemos destacar por otra parte, que el mundo empresarial se agiliza. Mucha de la filosofía japonesa de operaciones en la empresa se traslada (obviamente con los ajustes requeridos) al departamento TIC. Y surgen movimientos conocidos como Agile, Scrum, Lean IT, Kanban, Design Thinking, DevOps, por solo mencionar a unos pocos. Todos ellos muy bien sustentados y definidos. Excelentemente “maquillados” para que puedan ayudar a la gestión y calidad de los servicios tecnológicos que presta o brinda TIC.

La adopción de tales conceptos se acelera en el mundo corporativo TIC, e incluso existen conferencias, coloquios, Webinars, talleres y todo tipo de defensa de dichos conceptos para ayudar en la evangelización de ellos. Su adopción es cuasi-imparable en muchos departamentos TIC. Los consultores están haciendo bien su trabajo al impulsar dichas prácticas en las corporaciones amigas. Y todo con la esperanza que los departamentos TIC mejoren su maltrecha reputación con el negocio. Se oyen apuestas y veremos que ocurren con ellas.

Obviamente que la adopción e integración de dichas prácticas en el departamento TIC, tienen su impacto en multitud de elementos. En primer lugar en los Recursos Humanos (habrá que formar al personal), en segundo lugar en la gestión de los proyectos que emprende TIC, en los procesos de negocios internos, en su relación con los clientes internos, y por supuesto, en le PMO corporativa TIC plenamente vigente en el departamento.

Porcentaje de Empresas son PMO

El 90% de las grandes empresas tienen una PMO. Según estudio de PM Solutions.
Ante tal escenario, debemos preguntarnos ¿cómo queda la PMO IT? Desaparecerá. Debemos adaptarla a esas nuevas prácticas. La PMO debe cambiar sus procesos? Roles? Servicios? Cómo la PMO se complementa con Scrum, por ejemplo? Cómo integramos Lean IT a la PMO. Design Thinking es compatible con la PMO. Debemos dejar solo proyectos “tradicionales” gestionados por la PMO. Debemos realizar una re-ingeniería de procesos de la PMO. Es compatible Kanban con la PMO, y si lo es, cómo se integra. Debemos volvernos a preguntar: ¿Qué es una PMO? Cómo veis son múltiples las interrogantes que nos surgen a la hora de valorar las competencias de una PMO ante nuevos “intrusos”.

Creemos firmemente que la PMO debe permanecer en el departamento TIC. Debe ser fiel a sus principios: qué los proyectos estén alineados a objetivos del negocio y que cumplan con variables estratégicas tales como la calidad, presupuesto y tiempo (time-to-market). Si con las nuevas prácticas y/o framework mejoramos estas variables estratégicas de la PMO el éxito está asegurado. En otras palabras, debemos volver a los fundamentos de la PMO, en relación a sus objetivos o razón de ser, de tal manera que ante nuevos “intrusos”, podamos amoldar a la PMO para que siga brindarlo los servicios de transparencia y efectividad en la gestión de los proyectos TIC.

La PMO es una sana apuesta para que la gestión de los proyectos IT, indistintamente de los métodos utilizados en su gestión, deben ser fiel a sus principios y maximizar el valor del negocio. Al final de cuenta es uno de los objetivos que debemos perseguir como dirección de servicios tecnológicos dentro de la empresa. La PMO debe velar porque las inversiones tecnológicas rindan el máximo retorno para el negocio.

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