Introducción

En plena era digital y de gestión de una pandemia sin precedentes para el mundo, muchos proyectos informáticos han sufrido un frenazo importante. Los ajustes del departamento TIC mientras se pasaba de un entorno de trabajo “tradicional” a uno de teletrabajo, desfasó muchos proyectos IT que estaban en progreso. Y claramente, esto hace mella en la calidad, tiempo y presupuesto de los referidos proyectos. Pero quizás, en donde ha hecho más daño este desface, es en las personas que lo tienen que gestionar y desarrollar a lo largo del tiempo.

Un punto a favor que ha facilitado el pase a modo teletrabajo, es que la tecnología existente lo ha facilitado, y todo, a precios realmente competitivos. Sin embargo, no podemos decir lo mismo de las metodologías y métodos de trabajo que muchas organizaciones y profesionales utilizan para gestionar los proyectos. Muchas se mantienen en el pasado, en especial en lo relativo a metodologías y/o métodos de abordar y gestionar lo proyectos de forma efectiva y añadiendo valor al cliente.

Y eso precisamente lo queremos abordar a continuación. Veamos.

Tabla de contenido:

  1. ¿Qué es la Gestión de Proyectos o Project Management IT?
  2. Ventajas y desventajas de adoptar una metodología
  3. El ciclo de vida de los proyectos TIC
  4. El papel del Business Case: Análisis desde 4 perspectivas
  5. Tipos de metodologías para desarrollar proyectos TIC
  6. Entregables y/o documentos de la Gestión de proyectos
  7. Herramientas para gestionar proyectos IT
  8. Conlusiones

1.- ¿Qué es la Gestión de Proyectos TIC moderna?

Para poder avanzar y establecer una “línea base”, es conveniente definir y clarificar qué es la gestión de proyectos IT:

Es la correcta aplicación de conocimientos, habilidades, técnicas, metodologías, mejores prácticas, tecnologías y experiencias para obtener un producto o servicio tecnológico, y por ende un objetivo o meta previamente definida, y todo enmarcado en 3 pilares fundamentales; calidad, presupuesto y tiempo.

Se requiere un arsenal de recursos para poder gestionar proyectos informáticos de forma eficiente, entre otros se requieren:

  • Una dosis de liderazgo, “mano izquierda”, se deben gestionar importantes recursos, de todo tipo, incluyendo los humanos, financieros, tecnológicos, tiempo, entre otros,
  • Conocimientos de finanzas y/o presupuesto, para poder mantener la economía del proyecto de forma sana
  • Gestión de Stakeholders. La relación con los involucrados en el proyecto es clave, así como los “clientes” internos y externos es fundamental.
  • Conocimientos técnicos sobre la materia que estamos desarrollando. Es obvio para poder tomar decisiones oportunas.
  • Gestión del cambio, para garantizar el éxito en la implantación de la solución final.
  • Gestión de riesgos. Estratégico para todo proyecto TIC. El analizar riesgos y mitigarlos por el bien de los objetivos trazados.
  • Team building. Se requiere poder gestionar a un equipo, mantenerlo motivado y conectado para sacar el máximo provecho de cada uno de sus miembros. Que trabajen de forma colaborativa, productiva y enfocado en proporcionar valor al cliente ASAP.
  • Una metodología, o más bien un orden para gestionar los proyectos tecnológicos.
  • Entre otros

Todo un reto y desafío ser un buen gestor de proyectos TIC de éxito.

2.- Ventajas y desventajas de adoptar una metodología

El tiempo ha demostrado que los departamentos TIC o informáticos claramente necesitan una metodología para gestionar las inversiones Capex (proyectos) que se les asignan. Al pertenecer a una organización, deben reportar un ROI claro y preciso.

Ventajas

  • Crea disciplina y orden en la gestión de los proyectos
  • Ayuda a jerarquizar proyectos e iniciativas que vienen del negocio
  • Ayuda a gestionar la demanda de peticiones de proyectos
  • Ayuda a medir si lo hacemos bien o no
  • Organiza al equipo

Desventajas

  • Hay que gestionar muy bien su adopción, pueden ser percibidas como burocráticas.
  • Tienen un coste de implementación
  • La resistencia al cambio puede hacer mella en la gente
  • Liderar su adopción es un reto, y muchos jefes de proyectos no tienen las competencias de un líder del proyecto
  • Desconocimiento del negocio por parte del jefe de proyecto puede contrarrestar su impacto.

3.- El ciclo de vida de los proyectos TIC

Se debe tener muy claro cómo nacen los proyectos IT en la empresa. Es clave. De no estar formalizado, se debe proponer la optimización de este proceso. De tal manera de poder gestionar la demanda, priorizar las iniciativas y poder cumplir con las expectativas de los usuarios. Tradicionalmente, la gestión de proyectos informáticas cae en una especie de caos o confusión debido principalmente a la anarquía en dicha gestión. Es por ello, que tanto los gestores TIC, así como los clientes internos y eternos deben tener pleno conocimiento de dicho ciclo de vida.

De ser posible el proceso debe ser “dibujado” y compartido (reitero), tanto internamente como con los departamentos clientes de la unidad TIC. Abajo un esquema que puede ayudar en ello. Y esto es muy lograble con una PMO (Oficina de proyectos TIC) o un portal centralizado desarrollado con herramientas Atlassian©, por ejemplo.

4.- El papel del Business Case: Análisis desde 4 perspectivas

Un paso clave y que debes aprender de los primeros es: aprender a decir NO a proyectos que no añaden valor al negocio. Es fundamental.

En una era de recursos escasos, el poder decidir en qué invertir es estratégico. Salvo que el proyecto se requiera por imperativo legal, todo proyecto debe tener o realizar un Business Case para analizar su viabilidad:

  • Estratégica. Está alineado a la estrategia corporativa. Está en la dirección correcta.
  • Financiera. Añade valor al negocio. Posee un análisis coste-beneficio favorable.
  • Operación. Es posible mantener una vez implementado, y no interfiere con otras aplicaciones del negocio.
  • Tecnológica. No distorsiona considerablemente el mapa o ecosistema tecnológico de la organización. A lo largo de la historia, los departamentos informáticos se han conformado en una especie de “fauna o selva” tecnológica, albergando todo tipo de tecnologías, costosas y difíciles de mantener.

Es clave y fundamental aprender a decir SI o NO a los proyectos IT.

5.- Tipos de metodologías para desarrollar proyectos TIC

En orden cronológico, al menos en su uso, proponemos la evolución de las principales metodologías para gestionar proyectos TIC.

  • Cascada (Waterfall). Quizás la más clásica y tradicional en el panorama de los departamentos TIC. Siendo el PMI® el abanderado de esta metodología. Con muchos años de bagaje y rodaje, ha sido la que más hemos utilizado con los años. Basada en cinco grandes fases:
    • Se establecen los cimientos del proyecto, se crea el Project Charter, una especie de “partida de nacimiento” del proyecto, se comprometen recursos de todo tipo, se designa el equipo y se institucionaliza o constituye formalmente el proyecto, a través de un comité o reunión de inicio del proyecto, conocida popularmente como el Kick-Off Meeting.
    • Planificación. En esta fase se crea los planes del proyecto: GANTT, riesgos, pruebas, comunicación, etc. Se crea la denominada línea base del proyecto.
    • Fase de ejecución del proyecto, en donde se ejecutan todas las tareas planificadas en la fase anterior. Suele ser la más larga, ya que en ella se realiza el trabajo propiamente dicho. Por ejemplo, si es el desarrollo de una App Mobile, en esta fase donde se programa el proyecto.
    • Implementación. Fase en donde se implementa o entrega al usuario final la solución.
    • Seguimiento y control. Especie de puntos de control en donde se reporta el avance del proyecto, pudiéndose corregir cualquier desface en el mismo.
    • Suele incluir la documentación de las lecciones aprendidas durante la vida de toda la gestión del proyecto, con la intención de se mejoren en el futuro aquellos puntos o tareas que no se realizaron perfectamente. En la práctica suele no realizarse.
  • Agile. No tan nueva en concepción, pero si la más novedosa en aplicación. Basada en principios de entrega incremental de la solución final, es decir, el proyecto se va entregando como incremento del producto final, hasta alcanzar el resultado final esperado. Introduce conceptos interesantes, tales como:
    • Scrum. Dentro de las metodologías ágiles, el método Scrum es el más popular y más ampliamente utilizado. Certificaciones y cursos están siendo tomados por empresas de todo el mundo. Y no solo para la gestión de proyectos TIC, ha traspasado a todas las áreas funcionales de la empresa. Ya su aplicación se extiendo ampliamente para posicionar como la metodología de turno de esta época.
    • Mínimo producto viable. La metodología se centra en entregar valor al cliente lo más rápido posible, cuando ya se tenga disponible una entrega que el cliente final pueda utilizar. A esto se le llama MPV (Mínimo Producto Viable).
    • Iteraciones sucesivas para entregar el resultado final. Equipos de trabajo, bajo la batuta de un Scrum Máster, van trabajando para alcanzar los resultados. Tareas jerarquizas por el Power User (Product Owner) y perfectamente seleccionas se realizan para obtener ese incremento del producto o solución final.
    • Reuniones cortas y efectivas para aclarar el avance de los proyectos. Se toman decisiones relacionadas a trabas y/o potenciales retrasos.
    • Una metodología que se adapta a los cambios, que, de seguro, se suceden en el mundo VUCAD en el cual vivimos.
    • Minimiza riesgos. Pongamos como ejemplo la pandemia 2020. Un proyecto iniciado en enero 2020 bajo esta metodología, de seguro habría entregado un MPV o un incremento del producto que el usuario final utilizaría, al paralizar el proyecto, se minimiza la pérdida potencial de no tener nada hasta la fecha.
  • Kanban. Otra metodología que ha cobrado fuerza, en combinación con Scrum —- Scrumban — facilita la gestión ágil a la vez que incorpora técnicas visuales tales como pizarras Kanban en la gestión de proyectos. Equipos de trabajo autogestionados son claves para impulsar la gestión. Claramente un nuevo enfoque para gestionar los proyectos en épocas de incertidumbre.
  • Lean. Metodología nacida en factorías de Japón, se centra en crear valor con el aliciente de eliminar “desperdicios” encontrados en su paso. Y nos referimos a pérdidas de tiempo, por ejemplo, en reuniones innecesarias, trabas en llegar al cliente, papeles, pasos, entre otras. Por ejemplo, el equipo de desarrollo de un proyecto TIC, puede acceder a entrevistar directamente al cliente final para conocer sus necesidades. La idea es centrarse en el cliente y maximizar el valor que se le entrega, y cuando nos referimos al cliente final, no es el usuario de la empresa, es el cliente de la empresa.
  • Otras metodologías. Hemos descrito aquellas metodologías que son las más utilizadas en el panorama de la gestión de proyectos.
  • Prince2
  • Six Sigma
  • Lean Six Sigma
  • Prism

6.- Entregables y/o documentos de la Gestión de proyectos

A lo largo de la gestión de proyectos se van generando documentos de todo tipo, algunos propios de la metodología en uso como pueden ser el Project Charter, minutas de reuniones, o el GANTT del proyecto (por ejemplo), que son válidos y necesarios para una sana y efectiva gestión. El problema es qué hacer con esa documentación, dónde almacenarlas, cómo controlar las versiones, cómo compartirlas, entre otras necesidades.

Entre los principales documentos, indistintamente de la metodología utilizada, están:

  • Documento de formalización del proyecto. Suele ser el Project Charter o el Sprint 0.
  • Minutas o actas de reuniones o ceremonias
  • Seguimientos o avances de reportes, en donde se refleje el statu del proyecto a una fecha determinada. Una especie de foto fija
  • Plan de riesgos y su gestión
  • Estadísticas o KPI del proyecto, en todas las áreas, financieras, horas, tareas, etc. Es conveniente saber el precio y coste de las horas invertidas por el equipo.
  • Documento de cierre o fin del proyecto
  • Documentación de ciclo de vida
  • Entre otros

7.- Herramientas para la Gestión de Proyectos

La palabra de moda en esta era es Transformación Digital, que aun cuando muchas personas no saben qué significa realmente, muchos la quieren aplicar. Nosotros nos quedamos con transformación y/o evolución del departamento de informática para gestionar los proyectos.

De verdad es que existen innumerables herramientas tecnológicas disponibles en el mercado. Todas muy buenas en lograr una mejor gestión de los proyectos informáticos.

No obstante, me gustaría destacar la familia de soluciones de Atlassian© compuestas por herramientas integradas que facilitan no solo el seguimiento y gestión de los proyectos (de todo tipo) de forma colaborativa, sino que su uso integrado realiza una especie de “transformación digital” del departamento TIC, a la vez que propulsa conceptos tales como PMO, gestión de porfolio de proyectos, Dashboard (KPI), workflows, entre otras.

Su uso integrado facilita enormemente la visibilidad de los proyectos y no solo para el equipo TIC, involucrado, el power user, o los usuarios involucrados, pueden realizar el seguimiento de sus proyectos en tiempo real y de manera colaborativa, por lo que no hay pandemia que valga, ya que estamos conectados siempre a un único punto de contacto y control de nuestros proyectos. Y quizás lo más importante, la información del proyecto “siempre” está actualizada, ya que existe un único punto de contacto (UPC).

Para la gestión de los proyectos con herramientas Atlassian los principales productos son:

  • Jira Software
  • Jira Align
  • Portfolio para Jira
  • Confluence
  • Trello
  • Bitbucket
  • Bamboo
  • Plugins de diferentes tipos (Gestión del tiempo, GANTT, Horas, etc.
  • Slack
  • Trello
  • Zapier
  • BigPicture

8.- Conclusiones

Es claro que para una productiva (calidad + eficiencia + efectividad) gestión de proyectos, necesitamos un cúmulo de competencias y herramientas que nos ayude a gestionar mejor las inversiones (proyectos) que realiza la empresa en tecnología.

En tal sentido;

  • Es necesaria la capacitación del personal responsable, tanto de la gestión como la ejecución del proyecto en nuevas metodologías y herramientas de nueva generación como las de Atlassian©
  • Una metodología cónsona con los tiempos actuales es una imperiosa necesidad. Las metodologías ágiles como Scrum son adaptativas y se focalizan en el cliente, ideales para escenarios de alta incertidumbre y riesgo como ha demostrado la pandemia 2020.
  • Una herramienta colaborativa y en la nube es esencial. Integra al equipo TIC y a los usuarios, facilitando la gestión de optimización de los recursos, y lo más importante, impulsa el trabajo colaborativo.
  • Digital First, colaboración y cero (o) papel con conceptos a tener presente en la gestión de los proyectos. Recordar una gestión Lean de los proyectos.
  • La transformación digital de los departamentos informáticos o TIC es una realidad imperiosa. Debe abordarse sin dilaciones para optimizar la gestión de los recursos y proyectos tecnológicos gestionados en la organización.
  • Impulsa un cambio en la cultura de los departamentos TIC, al hacerlos (o intentar) más colaborativos, transparentes y digital

Si quieres conocer como podemos ayudarte en la capacitación del personal y/o equipo TIC, te proponemos el Diplomado en IT Project Management, en donde no solo te enseñamos los conceptos y herramientas, te proporcionamos una nueva manera de pensar en los proyectos.

Más información en:

Gestión de Proyectos IT o TIC – Project Management