Introducción
Qué es la gestión de proyectos informáticos, TIC o IT de esta era moderna y digital. Características de los proyectos informáticos actuales. Cuáles son sus ventajas y desventajas. Cuáles son las tendencias en software gestión de proyectos. Metodologías de desarrollo. Certificaciones Scrum Master, Agile, etc. Todas y estás interrogantes intentamos aclarar en el presente artículo.
Contenido
- ¿Qué es la gestión de proyectos TIC?
- Principales características
- Ventajas y desventajas de los proyectos TIC o IT
- Fases de la gestión de proyectos informáticos
- Metodologías de gestión de proyectos más efectivas
- ¿Cuáles son las principales herramientas o sistemas modernos de gestión de proyectos TIC?
- Conclusiones
1.- ¿Qué es la gestión de proyectos TIC?
Gestionar un proyecto TIC es el proceso que involucra competencias variadas de gestión para solucionar un problema de negocio, sacar al mercado un nuevo producto o servicio basado en tecnologías o simplemente innovar o emprender con soluciones digitales. El resultado debe encajar dentro de las expectativas del cliente o público objetivo, y todo con el objeto de obtener unos objetivos previamente definidos.
Al gestionar un proyecto TIC, debemos medir el valor que añade, realizar un análisis de gastos y beneficios, seleccionar el equipo profesional más apropiado, planificar un plan de tareas a realizar, ejecutar el proyecto, realizar informes de seguimiento y control y entregar el resultado final a los clientes solicitantes del proyecto.
Una gestión de proyecto efectiva ayuda a minimizar el fracaso de los proyectos, que de acuerdo con el informe del caos puede ser diferente dependiendo de las variables seleccionadas.
Fuente: Adaptado del Informe de Caos. Copyright The Standis Group.
2.- Principales características de los proyectos TIC
Debemos comenzar indicando cuáles son las principales características de los proyectos TIC o informáticos. Por mucho tiempo han sido considerados una especie de “caja negra” que consumen recursos sin que muchos puedan valorar su retorno.
Es por ello, por lo que debemos comentar que entre las principales características podemos destacar:
- Son una inversión. Al igual que cualquier otro activo de la empresa, los proyectos TIC deben ser considerados como una inversión que realiza la empresa. Siempre hemos comentado que no hay diferencias, desde el punto de vista financiero, entre comprar una flota de camiones en la empresa o desarrollar un gran proyecto TIC. Y como inversión que son, los proyectos TIC deben retornar una rentabilidad o ROI (Return Of Investment).
- Alineados al negocio. Los proyectos TIC deben estar ajustados o en sintonía con los objetivos y estrategias de la empresa. Es por ello por lo que existe el gobierno TIC y la PMO (Oficina de gestión de Proyectos) para garantizar su alineación.
- Tienen un inicio y fin (cierre). Uno de los vicios más recurrentes en los departamentos de informáticas es el “faseo” o postergación de funcionalidades que deben incluir los proyectos. Se recomienda que todo proyecto informático tenga un principio y un final.
- Cumplan con el triángulo de calidad. Es decir, todo proyecto ha de nacer con principios de calidad bien definidos, y deben cumplir con tres (3) elementos clave, perfectamente interrelacionados, los mismos son:
- Tiempo. El proyecto debe cumplir con el tiempo asignado para su culminación. El tiempo se establece en la fase de inicio. Se debe estimar con una holgura de un 10% sobre el tiempo estipulado.
- Presupuesto. Ídem con el presupuesto. El presupuesto debe ejecutarse dentro de los límites económicos establecidos. Reservar un 10% adicional.
- Alcance. Requisitos o funcionalidades del usuario o negocio que deben incluir el referido producto o servicio.
3.- Ventajas y desventajas en la gestión de los proyectos TIC
Podemos destacar que existen sus pros y contras en la gestión de los proyectos TIC. Sobre todo, en la formulación de políticas de la gestión de proyectos. No es lo mismo un proyecto de 1 millón de euros que uno de 5.000€. En tal sentido, destacamos:
- Ventajas:
- Planificación cerrada/certera para proyectos pequeños, medianos y grandes
- Organización de equipos
- Asignación de recursos en base a un presupuesto
- Responsable directo del proyecto. Básicamente recae en el director o jefe de proyectos.
- Horizonte de tiempo determinado
- Tener una metodología proporciona orden y organización
- Desventajas
- Podemos caer en la burocracia fácilmente
- La gestión del cambio / problema durante la vida del proyecto suele ser una traba que no se sabe gestionar. Y todo cae en la fase siguiente del proyecto
- Las trabas de aprobación de inicio/hitos/entregables suele complicarse
- Falta de comunicación entre los involucrados o interesados (Stakeholders) en los proyectos
4.- Fases de la gestión de proyectos informáticos
Indistintamente de la metodología de gestión de proyectos que escojamos, existen fases en la gestión de los proyectos TIC que deben respetarse. Dichas fases son:
- Pre o ante proyecto. En la fase de análisis y factibilidad del proyecto. Se debe (es casi obligatorio) que todo proyecto elabore un Business Case TIC, de tal manera de analizar y cuantificar cuánto valor añade a la organización. Recuerda que los proyectos TIC se deben tratar como inversiones. Y desde el punto de vista financiero, cuál es el ROI del proyecto.
- Elaborar un Business Case TIC. Está claro que es obligatorio un análisis de gastos y beneficios, para ello el Business Case TIC es fundamental.
- Alta del potencial proyecto en la herramienta seleccionada. Debemos registrarlo en la herramienta de gestión de proyectos que utilicemos.
- Preanálisis de riesgos. Debemos tener claros los riesgos potenciales del proyecto. Así mismo valorar, que hacer si no hacemos nada. Es decir, el proyecto no se realiza.
- Planificación del proyecto. Debemos designar y/o conocer quién será el director, responsable o jefe del proyecto. Asimismo, es importante conocer el equipo del mismo. Con quién se cuenta.
- Describir claramente el objetivo del proyecto, el producto o servicio que entregará, así como los recursos que utilizará para lograrlo
- Realizar el plan de tareas del proyecto (GANTT) o similar
- Revisar el alcance o requisitos de alto nivel del proyecto
- Designar al equipo gestor y ejecutor
- Elaborar el Project Charter (Partida de nacimiento del proyecto)
- Realizar la reunión de inicio o arranque (Kick-off). Oficializa el proyecto en la organización y designa responsabilidades
- Ejecución del proyecto. Esta fase es cuando verdaderamente se desarrolla el proyecto. Independientemente de la tecnología, tradicional (cascada) o Scrum. Por ejemplo, si es una aplicación, es el momento de desarrollarla.
5.- Metodologías de gestión de proyectos más efectivas
Para poder gestionar un proyecto TIC, existen varias opciones de metodologías, las más utilizadas son:
- Metodología del PMI©. Es la metodología clásica de gestión de proyectos, secuencial, también conocida como cascada (waterfall). Sus especificaciones vienen descritas en el PMBok©, que muestra toda la metodología en detalle. Ofrece una certificación conocida como PMP© (Project Management Professional).
- Gestión de Proyectos con Metodologías Ágiles. Son de nueva generación y suelen ser adaptativas, es decir, se adaptan a los cambios del entorno. Su popularidad se ha expandido en los últimos años. El Scrum Master ejerce como el “jefe” de proyecto, siendo una certificación muy popular entre los profesionales de informática de hoy día. El método Scrum suele ser el más ampliamente utilizado. Y muchos softwares de gestión de proyectos TIC suelen utilizarlo como metodología base.
- Kanban. Una metodología visual, originaría de las plantas de producción de Japón. En donde se definen paneles que muestran las tareas en fases: Por Hacer (TO DO), en ejecución (Doing) y terminadas (Done). Suelen ser muy populares y existen aplicaciones para gestionar el seguimiento entre equipos.
- Prince2. Otra metodología tradicional, muy similar a la cascada antes mencionada. Europea, y popular en grandes empresas.
- Gestión de Proyectos con Metodología Lean IT. Es otra metodología que se ha puesto de moda, y trata de eliminar trabas en la entrega del producto o servicio resultante, hasta alcanzar el usuario final. Se centra en dar solución al cliente final, eliminando desperdicios intermedios. Estos últimos se consideran; reuniones innecesarias, tiempo, burocracia, etc.
6.- ¿Cuáles son las principales herramientas o sistemas modernos de gestión de proyectos TIC?
Los sistemas de gestión de proyectos reciben el nombre de PPM (Project Portfolio Manager). Un PPM es un software de gestión de proyectos TIC, que facilita una gestión integrada y holística de un proyecto informático. Desde el inicio hasta el cierre del proyecto.
Con la popularidad alcanzada por Cloud Computing, han proliferado herramientas orientadas a la gestión de proyectos TIC en la nube. Son de pago por uso o instalación On-Premise. Dependiendo del objetivo de cada empresa, suelen ser muy utilizadas y demandadas por los departamentos TIC. Entre ellas están:
- Jira Software & Jira Portfolio
- Microsoft Project & PPM.
- Trello
- Attacks
- SAP Portfolio & Project Mangement
- HP PPM
- Clarizen
- Primavera
- Eclipse PPM
- PlanView
- Innotas
- Workfront
7.- Conclusiones
La gestión de proyectos TIC es una disciplina que persigue que los productos o servicios proporcionados por los departamentos informáticos sean de calidad (tiempo + presupuesto + alcance).
Los proyectos deben visualizarse como inversión, y como tal deben exigírseles un ROI o retorno sobre la inversión. Para ello es fundamental incluir en el ciclo de vida de los proyectos, la elaboración (como una alcabala) de un Business Case TIC. Es decir, todo proyecto debe venir con su Business Case. Salvo que por imposición corporativa o legal el proyecto sea una orden o mandato.
Existen varias metodologías que facilitan la gestión de proyectos, desde las más tradicionales hasta la más avanzadas o de vanguardia.
Sin una herramienta apropiada, es muy difícil la efectividad, planificación, seguimiento, control de riesgos y comunicación que demandan los proyectos. Y adicionalmente, al trabajo colaborativo que demanda todo proyecto TIC. Son fundamentales. Existen varias opciones. No obstante, por visión estratégica, las basadas en Cloud Computing son una clara apuesta.
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