3 metodologías clave para crear o re-pensar la PMO TIC

La proliferación de PMO (Project Management Office) en los últimos años en el área de informática (IT) ha sido expansiva, tal cual han sido la adquisición de hardware y software de todo tipo. Las PMOs no solo han crecido y expandido, sino que también, en muchos casos, se han convertido en una caja de herramientas en donde cabe de todo. Toda función o procedimiento nuevo, extraño o que simplemente no encaje en el organigrama del departamento TIC ha ido parar a la PMO. Estrategia “informal” que ha distorsionado y erosionado el objetivo fundamental de una PMO.

Con la aparición de metodologías y framework tales como Agile-Scrum, Lean IT, Management 3.0, Kanban y Design Thinking, las PMOs debe re-pensarse y re-posicionarse en la empresa. Su función y objetivo tradicional ha de servir para apoyar a los proyectos “clave” de las organizaciones. O por el contrario la PMO se deben re-reposicionar y convertirse en el elemento central de la relación TI – Empresa, cada vez más necesaria para entender y fortalecer las necesidades reales del negocio. En especial en la era de proyectos de trasformación digital.

ITMadrid - PMO como interlocutora
ITMadrid – PMO como interlocutora

En un Curso sobre Planificación Estrategia TI Agile (PETI), impartido por ITMadrid Digital School, a una importante empresa panameña, me preguntaba uno de los ejecutivos TIC lo siguiente:

«¿Cómo hacer para que la empresa nos perciba pro-activo y no re-activo?»

El ejecutivo no estaba contento con la percepción que tenía el negocio de su departamento de tecnología. Claramente que la pregunta de nuestro ejecutivo, en líneas generales es perfectamente trasladable a muchas empresas a nivel global.

Otra experiencia, fue cuando un ejecutivo TIC de una importante empresa Paraguaya, me preguntaba:

¿Cómo definir y garantizar que proyectos clave para el negocio se ejecuten con eficiencia y productividad?

Para ambos casos la respuesta fue clara:  — Una PMO Agile.

Es evidente que ante tales escenarios, la pregunta es clara: ¿Cómo hacer que la PMO cumpla con su postulado de creación y no se siga percibiendo como un ente burocrático y obsoleto? O ¿Cómo una PMO puede apoyar los procesos de transformación digital que adelantan muchas organizaciones? En definitiva, qué aporta la PMO ante nuevos retos y desafíos en las instituciones. La respuesta es clara: incorporar a las PMO nuevas metodologías, que inyecten a la organización, innovaciones y conceptos tales como agilidad, Lean (reducción de “residuos”) y creatividad-innovación (Design Thinking). Para lo lograrlo el concepto clave es: liderazgo TIC.

Alguna de las claves para re-lanzar una PMO a través de la incorporación de estas nuevas metodologías son:

  • Metodología Agile. Es claro que un proceso de formación de los nuevos equipos es fundamental. Formar a los Scrum Masters del futuro es clave para el éxito en los nuevos proyectos e iniciativa. Ese conocimiento debe ser traspasado a las PMOs para solidificar y/o expandir sus competencias. Y lo más importante, “sembrar” en los gestores y responsables de las PMOs una nueva mentalidad focalizada en la entrega oportuna y rápida de soluciones de negocios que utilicen la tecnología como pivote central.
  • Lean IT. Reducir Residuos de todo tipo, comenzando por eliminar burocracia, reunionitis, mejorando procesos, trabajando estrechamente con los clientes de la PMO, acercándonos al negocio y sus clientes para entenderlos mejor, y en general, facilitar la entrega de soluciones y resultados en el menor tiempo posible de muy buena calidad.
  • Design Thinking. La solución creativa e innovadora de problemas y proyectos es clave para alcanzar objetivos empresariales. Design Thinking basa su éxito y auge precisamente en eso, como ser creativos e innovadores para brindar soluciones a los clientes de la empresa de la manera más efectiva posible.
  • Cambiar su nombre. De PMO a PMO Agile (o ágil), aun cuando es un cambio menor, el efecto en el equipo puede ser de impulso y/o re-lanzamiento.
  • Re-definir la funciones de la PMO. Está claro que el incorporar el método Scrum (por ejemplo) a una PMO, se deben revisar las funciones que debe realizar la PMO en general, ya que por su naturaleza, Scrum tiene su propio léxico y eventos que deben ser realizados para una aplicación efectiva del framework.
  • Métricas y reporting. Tradicionalmente es una función de las “viejas PMO”, en un mundo Scrum esas métricas deben ser revisadas, dando paso, a por ejemplo, aplicaciones en la Nube de nueva generación como puede ser Atlassian (Jira Software y Confluence). Ya esta nueva generación de herramientas, incluyen todo tipo de métricas e informes completamente adaptados a SCRUM.

Si estás interesado en crear o re-lanzar la PMO, si piensas que el “negocio” te percibe como re-activo y no pro-activo, si consideras que el resto de las unidades organizativas de TIC te asocian a burocracia, y lo peor, si crees que tu PMO no añade valor a la organización, te recomendamos el curso Cómo Crear y Gestionar una PMO Agile. Más información en:

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