Una unidad organizativa tradicional y obligada para todo departamento TIC, especialmente para el Project Management, lo es sin duda alguna una PMO. Las hay de varias tipologías y formato, no obstante, para adaptarse asertivamente a la cultura y madurez de la empresa, es recomendable cocinarla poco a poco, utilizando para ello técnicas de Agile – Scrum y herramientas colaborativas de nueva generación.

Ingredientes

  • Conocimiento de Agile – Scrum
  • Herramientas Jira™ y Confluence™ de Atlassian®
  • Conocimientos y experiencias en Tipos y Gestión de Proyectos (Project Management)
  • Conocimientos y experiencias en Business Case
  • Buen manejo de Microsoft Office™
  • Apoyo de la dirección TIC o el Sponsor
  • Buenos conocimientos del negocio
  • KPI, métricas financieras y dashboards
  • Curso de PMO (Deseable)
  • Mucha mano izquierda

Elaboración de la receta de PMO Agile:

Reúne al equipo que creará la PMO, y garantiza que el Sponsor de la misma esté presente. Toma los primeros requisitos, en forma de historias de usuarios, y pide al equipo (y Sponsor) que los jerarquice en función de las necesidades. Obtendrás un primer borrador de trabajo del Product Backlog de la PMO. Resérvalo.

Designa al equipo de trabajo (Scrum Team). Asegura que las competencias requeridas para crear la PMO estén representadas en el equipo.

Paralelamente, asegura que Jira y Confluence estén perfectamente funcionales, con las altas de roles perfectamente definidos y puestos.

Define el primer Sprint conjuntamente con el equipo de trabajo. Para ello, selecciona los primeros requisitos (historias de usuarios) del Product Backlog, y comienza a crear o definir el Sprint Backlog. Deberás, junto al equipo, definir las tareas necesarias para realizar el Sprint.

Ejecuta el Sprint según lo planificado. Manteniendo las reuniones diarias (Scrum Daily Meeting) para asegurar que todo se cocine según lo previsto.

Al finalizar el Sprint, implementa y comunica a los Stakeholers y al equipo las funcionalidades implementadas en la nueva PMO. Es especial y fundamental que comuniques con efectividad los resultados de este primer Sprint.

Planifica y realiza las reuniones de cierre y retrospectiva del primer Sprint.

Itera y ejecuta los Sprints sucesivos, teniendo en cuenta los cambios experimentados por el Product Backlog.

Después de N iteraciones ya tendrás una PMO adaptada a las necesidades y cultura de la organización. Asegura que las herramientas (Jira y Confluence) estén perfectamente funcionales. E incluye en alguno de los Sprints una pequeña formación – capacitación del equipo TIC y usuarios involucrados en la PMO. Recuerda que para servir la PMO la comunicación constante, el coaching del equipo TIC y la mano izquierda son esenciales para una PMO efectiva y productiva.

Consejo

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