7 técnicas de nueva generación para una Gestión de Proyectos efectiva

Nuevos modelos de negocio y una competencia atroz en el mundo empresarial demandan nuevas herramientas, técnicas y metodologías para abordar los proyectos informáticos. Ya no es viable gestionar proyectos SaaS (Software-as-a-Service), por ejemplo, utilizando metodologías de hace más de 50 años. Ya que corremos el riesgo de sufrir el conocido IT Shadow, es decir, que el departamento usuario contrate servicios IT sin contar con el apoyo de la dirección de tecnología de la información. En otras palabras, corremos el riesgo que el usuario se salte los procesos definidos en la empresa para impulsar e implantar proyectos tecnológicos.

La tradicional burocracia de IT, al tratar de gestionar el proyecto con técnicas obsoletas y que no están en sintonía con el mundo actual, intenta preservar viejos modelos, que aunque añadieron valor en su momento, ya no son viable en el entorno PEST actual de los negocios.  Siguiendo con el ejemplo de SaaS comentado anteriormente, el departamento usuario demandante del servicio requiere de una solución rápida, efectiva y a un precio competitivo, por el contrario, la dirección de informática le propone un desarrollo a la medida y adaptado a la cultura de la empresa. Te suena verdad?

Escenarios como el anteriormente comentado, son muy comunes y persistentes en muchos de los departamentos IT de la actualidad. Afortunadamente, así como emergen tecnologías y modelos de negocio de nueva generación, en su misma proporción la industria informática nos propone metodologías y mejores prácticas para abordar los nuevos retos. Veamos 7 herramientas que coadyuvarán en la adaptación y mejora de la productividad de las direcciones de tecnología de la información:

1. Agile –SCRUM®. Aun cuando no es nuevo en su concepción si es nuevo en su adopción. El desarrollo ágil y evolutivo gana adeptos rápidamente en la empresa. Un movimiento que no persigue otra cosa de mejorar la efectividad y eficiencia en la gestión de los proyectos de carácter tecnológico. Eso de emprender un proyecto, capturar requisitos y luego ver al usuario final N meses después está desfasado. Los años han demostrado el inmenso riesgo que afrontan las organizaciones a tratar de emplear técnicas obsoletas.
2. Kanban. Técnica para la gestión de proyectos de forma altamente eficiente. Se alimenta de los principios utilizados por Toyota en su famosa propuesta de JIT (Just-in-Time). Una de sus propuestas es el uso de una pizarra (física o digital) para hacer seguimiento a actividades:
   1. Pendientes
   2. En análisis
   3. Desarrollo
   4. Pruebas o
   5. Implantación.
3. Lean. Es una técnica para añadir valor a la empresa con mínima cantidad de recursos. Significa “limpio” es decir cero desperdicios. La filosofía de Lean se basa en lograr gestionar proyectos con: seguridad, calidad, Entrega (reducción de los retrasos y de espera a través de un proceso), y en presupuesto. Debido a que su origen está en el mundo de la manufactura, su aplicación en IT se basa en optimizar y/o reducir:
   1. Defectos
   2. No añadir valor
   3. Empleado sin conocimiento
   4. Infraestructura ociosa (Dinero apresado en hardware / software no deseado)
   5. Tiempos de demora – tanto en el desarrollo de proyectos como en aplicaciones que no funcionan
4. PPM SaaS. Uso de soluciones en la nube basadas en el con concepto de software como servicio (SaaS) para gestionar los proyectos. Tanto usuarios como jefes de proyectos mantienen un seguimiento y control de los proyectos en todo momento. Se trata de uso de herramientas de pago por uso, son muy baratas y añaden alto valor a la gestión de proyectos IT. Un ejemplo de una excelente PPM SaaS es JIRA® Atlassian.
5. Comunicación. Uno de los pilares de toda gestión de proyectos debe ser la comunicación entre los usuarios e informática. Con los años ha mejorado, pero aún persisten rezagos en su aplicación. Es por ello que debemos utilizar el Reporting & Dashboarding como técnicas para mejorar la calidad de los proyectos y minimizar riesgos indeseados. Con las PPM SaaS propuestas en el punto ❹ podemos lograr excelentes resultados.
6. Business Case. Herramienta clásica, básica y fundamental para una sólida gestión del porfolio IT. Su aplicación cada vez es menos difundido y peor aún su entendimiento. Decíamos que Lean propone que si no añade valor no lo emprendemos o desarrollamos. Pues bien, un Business Case, cualitativo o cuantitativo, es la herramienta perfecta para afrontar tales desafíos.
7. PMO. Se trata de una nueva estructura para el departamento IT, cuya única función es apoyar a los directores y/o jefes de proyectos en la gestión eficiente y eficaz de los proyectos. Una especie de Gobernanza de Proyectos IT, de tal manera que vele por la aplicación veraz de metodologías, técnicas, estándares, herramientas, coaching, reporting, y dashboarding del portfolio de proyectos IT. Aun cuando su puesta en marcha debe ser producto de una estrategia, su valor debe ser bien entendido y comunicado al resto de la organización.

Todos los puntos propuestos tienen como único objetivo a mejorar la calidad del servicio que presta en departamento de tecnología de la organización. Evitar la proliferación del denominado IT Shadow en la empresa, a la vez que ayuda a los usuarios a alcanzar los objetivos de negocio.

Si quieres tener más información de los puntos antes mencionados puedes acceder a: