Un Business Case o caso de negocio es un instrumento o herramienta estratégica, que sirve para valorar y tomar la mejor decisión de inversión en iniciativas o proyectos propuestos por los usuarios o el negocio. Y todo con el objeto de organizar, planificar y jerarquizar los proyectos que deben emprender en el corto, medio y largo plazo.

Es una de las herramientas más injustamente infravaloradas por los departamentos de una empresa.

Un Business Case debería ser el inicio de cualquier proyecto, una especie de ante-proyecto o análisis de factibilidad de los proyectos, basta con definir una oportunidad de inversión para valorar su alcance y la oportunidad o no para el negocio. El Business Case valora si el proyecto (o iniciativa) es rentable para la organización, y lo más importante, si el proyecto futuro añade valor a la empresa.

Muchos profesionales, incluyendo a los Analistas, Jefes de Departamento, Jefes de Proyectos, inician proyectos sin valorar alternativas al proyecto, si el proyecto es realmente útil para la empresa, si está alineado a los objetivos corporativos, si tiene un VAN o TIR positivo, y si por el contrario satisface las necesidades, no solo de los usuarios, si no los stakeholders.

Muchas veces nos encontramos ante la imperiosa necesidad de abordar proyectos, simplemente por que lo mandan «los de arriba», la gerencia o la alta dirección así lo requiere. Pero hemos pensado si la inversión es realmente efectiva? Tiene un ROI atractivo, supera el coste del capital de la organización, etc.

El Business Case debe ser el documento que ha de ser llevado ante un comité, a objeto de ser valorado por financieros, abogados, directores y usuarios de áreas, que al fin y¡ al cabo serán los grandes beneficiarios del proyecto.

Pasos para crear un Business Case

  1. Definir el proyecto y sus objetivos
  2. Enumerar los antecedentes y/o problemas a solucionar
  3. Calculas las métricas: VAN (Valor Actual Neto), TIR (Tasa Interna de Retorno del Proyecto), TCO (Total-Cost-of-Ownership), Flujo de Caja neto y ROI (Return of the Investment)
  4. Valorar los Riesgos y crear una estrategia para mitigarlos
  5. Preparar una estrategia para presentarlo y comunicarlo
  6. Conceptualizar muy bien el alcance del proyecto (Cloud Computing, Analytics, BI, Marketing, , etc.)
  7. Estimar bien las fecha estimada de su implantación

En resumen, un Business Case es un instrumento de gestión para los profesionales de IT, que apoya la definición y clarifica si un proyecto añade o no valor a la organización, o si por el contrario, es una inversión que no ha sido perfectamente definida y contrastada con soluciones alternativas dentro o fuera de la empresa.

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