Qué es una VMO

Qué es una VMO

La cada vez más relevante importancia de la tecnología de la información, reflejada en presupuestos IT de importante proporciones demanda mecanismos claros de eficiencia, eficacia y productividad en las organizaciones. El poder negociar con proveedores IT de toda tipología debe ser lo suficientemente transparente y sólido como para diluirlo en diferentes unidades organizativas. Quizás los más aventajadas, delegan tales funciones en los comités de Gobierno IT que florecen a lo largo y ancho de las organizaciones.

Pero qué es una VMO (Vendor Management Office) – Oficina de gestión de proveedores, cuáles son sus funciones y cuál es su importancia. Quienes debería componer a esta unidad organizacional en la empresa.

Tradicionalmente, y dependiendo de la magnitud de la empresa, estas funciones han estado diluida en jefes de proyectos IT, departamento legal, el CIO, la función usuario, y en casos de mayor escala, en directores de áreas específicas.

Pero qué es una VMO. De acuerdo a Stephen R. Guth (The Vendor Management Office: Unleashing the Power of Strategic Sourcing), una VMO es “Es un concepto organizacional global para la gestión estratégica de las compras y proveedores para maximizar la inversión de una organización en materias primas clave – mientras que al mismo tiempo reducir al mínimo el riesgo del negocio”. Por su parte SearchCIO la define como “una unidad interna dentro de una empresa que se encarga de la evaluación de proveedores de bienes y servicios, la supervisión del día a día de las interacciones y de gestión de las relaciones a largo plazo”.

Gartner define la gestión de proveedores como “una disciplina que permite a las organizaciones controlar los costes, impulsar la excelencia del servicio y reducir los riesgos de obtener un mayor valor de sus proveedores en todo el ciclo de vida del contrato”.

Está claro que debemos fortalecer, ante la imparable externalización de servicios no cores IT, la gestión de estos contratos. El fortalecer esa oficina y dotar de competencias a los integrantes del equipo, es obvio que redundará en incremento de beneficios para el negocio y reducción de riesgos asociados a la contratación y control de los proveedores estratégicos del negocio. No sin mencionar la importancia de erradicar cualquier sombre de potencial corrupción que se podría generar con la relación.

Entre los roles que deben conformar esta VMO están:

  • Directores o Jefes de Proyectos IT. Con competencias de negociación, son los que conocen mejor las necesidades del negocio y la demanda de servicios IT por parte del negocio. Aquí la experiencia y las “canas” son importante por el poder de negociación que se podría alcanzar.
  • Abogados. El departamento legal debe estar presente, si bien no al 100%, pero si atentos a cualquier demanda por parte de la VMO.
  • Compras. Un responsable experimentado con experiencia en negociaciones con vendors IT. Tienen la experticia y pueden obtener un buen retorno sobre la inversión.
  • CIO. En aquellas negociaciones de relevancia, su opinión es fundamental en la selección de los mejores proveedores IT para la empresa.

El poder negociar contratos de out-sourcing o co-sourcing, recursos para unidades de servicios compartidos, proyectos a la medida y/o servicios IT de todo tipo, resulta estratégico para el negocio. Una transparente, sólida y sana gestión de proveedores sin lugar a duda fortalecerá el denominado buen Gobierno IT, a la vez que minimiza los riesgos para el negocio en el largo plazo.