Las PMOs (Oficina de Gestión de Proyectos TI) han estado de moda. Independientemente de la necesidad de la empresa, ¿quién no tiene una PMO? Con el pasar del tiempo, y por no tener unos sólidos fundamentos, muchas PMO terminan siendo una especie de cajón de herramientas en donde vale tirar de todo. Hoy día, en muchas organizaciones todo vale o todo cabe en una PMO. He visto PMO con prácticamente cualquier funcionalidad o proceso. Sin importa su objetivo. Ante la ínfima duda de un proceso o tarea, zasss! Para la PMO.

Con el pasar del tiempo, los gerentes TI se dan cuenta que la PMO se ha distorsionado. Que no responde a las necesidades de la empresa. Que se ha convertido en un lastre más del departamento de TI o informática. Se ha burocratizado como otro de los departamentos TI.

Ante tal escenario que debemos hacer con la PMO. Cómo repotenciar o rehacer la PMO. Cómo crear una PMO desde cero. Qué metodología es más apropiada para una PMO. Qué objetivos persigue la PMO en la empresa. En resumen, para qué queremos una PMO.

Hemos preparado algunas claves para crear una PMO TI de éxito, ellas son:

  1. Utilizar la metodología Agile – Scrum. La idea de la agilidad cobra fuerza. Se debe comenzar a crear la PMO con cimientos sólidos, con conceptos e ideas que más añadan valor a la empresa. Así garantizamos que las funcionalidades básicas de la PMO estén alineadas a los objetivos de la organización. En resumen, crear la PMO utilizando para ello técnicas Agile – Scrum. Paso a paso. De manera incremental, sin perder el foco en los objetivos del negocio.
  2. Definir los objetivos de una PMO. Definir objetivos numéricos es clave para el éxito o no de una PMO. La PMO debe añadir valor al departamento TI, y se añade valor básicamente por 2 vías: reduciendo gatos o incrementando beneficios. Es allí que un Business Case PMO cobra valor para alcanzar los objetivos del departamento TI. Es muy importante que el Sponsor y el gerente o líder responsable de definir la PMO definan los objetivos a alcanzar en al menos una año de vida de la PMO.
  3. Definir la estrategia más apropiada para la PMO. Una vez definidos los objetivos, lo más pertinente es definir el tipo de PMO que se ajusta a la cultura, madurez o momento de la organización. El tipo de PMO determina la orientación y/o funcionalidades de la PMO. Aunque hay un Tipo de PMO híbrida o mixta, que toma lo mejor de los diferentes tipos, lo relevante es ajustar la PMO a las necesidades de la organización. Es clave.
  4. Definir los artefactos de la PMO. Se deben diseñar y realizar los artefactos de la PMO, y con artefactos nos referimos a los procesos, informes, KPI y estándares que la PMO debe proponer y gestionar. Se obtienen de los objetivos y estrategias de la PMO.,
  5. Seleccionar e implantar la herramienta más apropiada. Otro concepto fundamental para el éxito (o no) de una PMO es su enfoque colaborativo. Para lograrlo es fundamental una herramienta de nueva generación como lo son los productos de Atlassian: Jira, Confluence y otras son ideales para poder gestionar una PMO de forma colaborativa y productiva en la organización. En pleno siglo XXI y era Cloud, debemos utilizar las mejores herramientas disponibles. Y crean: una de las mejores son los productos de Atlassian.
  6. Es un elemento fundamental de una PMO. Capacitar continuamente a los Jefes de Proyectos y a todo el personal responsable de gestionar proyectos es clave.
  7. Comunicación, comunicación y comunicación. Cómo decía Luis Aragonés, ex – entrenador de futbol, “Y ganar, y ganar, y ganar, y volver a ganar, y ganar, y ganar, y ganar…..” . Una de las claves de una PMO es la comunicación con todo el equipo TI y el negocio. Es por ello que debemos: “Y comunicar, y comunicar, y comunicar, y volver a comunicar, y comunicar, y comunicar, y comunicar…..”.

Una PMO bien definida y gestionada es toda una exquisitez. Que satisfaga las necesidades de la organización (TI y Negocio) es clave para su éxito. Que añada o cree valor es fundamental para el personal. No obstante, sabemos de las dificultades y zancadillas que existen para su adopción y puesta en marcha. Paradójicamente, los directores y jefes de proyectos TIC son los primeros escollos que hay que vencer. Aun cuando ellos son los primeros beneficiarios de su implantación, son los que ofrecen las mayores resistencias al cambio, es por ello que la “política” de mano izquierda juega un papel fundamental en una PMO.

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