Introducción

La denominada era digital avanza a pasos acelerados. La pandemia 2020 ha sido un acelerador de alto impacto, ha obligado a las organizaciones a mudarse (muchas sin estar preparadas) al mundo digital. Una especie de transformación digital forzada. Pero ojo, muchas han trasladado su “caos” analógico al medio digital. ¡Han echado mano a herramientas de turno para sobrevivir, y ya!

En particular, la gestión de los proyectos TIC, otrora selva en donde prevalecía la ley del más fuerte, no ha sido la excepción. Los proyectos IT, en muchos casos, también se han visto en la misma tesitura, han tenido que pasar de una gestión tradicional a una digital en un plis-plas. Y todo ello sin pensar en variables de esta era como son: colaboración, transparencia, productividad, eficiencia y calidad. Y menos aún, en el presupuesto.

Pero cómo podemos adaptar la gestión de proyectos informáticos a la era digital. Veamos.

Contenido

  1. Qué es el IT Project Management en la era digital
  2. Qué metodologías existen
  3. El Rol y funciones clave del IT Project Management
  4. IT Project Management: Funciones
  5. Los retos de la era digital
  6. IT Project Management: principales herramientas disponibles
  7. Conclusiones

1.- Qué es el IT Project Management en la era digital 

Este tiempo se identifica claramente por conceptos y términos tales como:

  • La agilidad
  • la eficiencia
  • la anti-burocracia
  • el Paperless
  • emprendimiento e intra-emprendimiento
  • la innovación y creatividad
  • lo digital
  • lo visual y el diseño
  • management 3.0
  • okrs
  • el trabajo colaborativo, entre otros.

Son conceptos que definen una especie de nueva cultura digital en las organizaciones.

Los proyectos IT no escapan a esa nueva cultura que permea lentamente en las organizaciones y en la forma de gestionar los recursos.

El tal sentido y al tratar de aproximarnos a un concepto de IT Project Management en esta era lo podemos definir como:

La definición, planificación, control y ejecución de tareas relacionados a proyectos de carácter tecnológicos o digital. Y todo utilizando las mejores prácticas, metodologías y herramientas propias de la cultura digital.

2.- Qué metodologías existen

En los últimos años han emergido nuevas tendencias de abordar la gestión de proyectos, todas con un mantra en común:

Maximizar el valor al cliente. Siendo, éste, el foco de atención de cualquier proyecto

El cliente final está en el epicentro de todas las metodologías modernas. Intentar de proporcionar valor (efectivo y productivo) en el menor tiempo posible.

En tal sentido han emergido metodologías tales como:

Agile (Scrum). La agilidad, y el método Scrum, han abanderado dichas metodologías. Intenta erradicar cualquier burocracia, ponen en el centro del proyecto TIC al cliente final y sus necesidades y/o problemas, e intentan entregar resultados lo más pronto posible. Y esto lo logran a través de iteraciones (Sprints) sucesivas, que van incrementando el valor de un producto o servicio que es de interés para ese cliente.

Lean IT. Ídem, centra el foco en el cliente, con la derivada que elimina todas las trabas (desperdicios) que encuentra a su paso: procesos irrelevantes, reuniones inútiles, papeleo, etc.

Kanban. Metodología visual y transparente, intenta eliminar cualquier resistencia al proyecto, focalizado en lo mismo, entrega del valor de calidad al cliente. A través de pizarras (digitales o físicas) los gestores de un proyecto van realizando tareas hasta alcanzar los objetivos del proyecto.

3.- El Rol y funciones clave del IT Project Management

Claramente tienen que haber responsables tanto en el lado de negocios y en el de IT o informática. Las metodologías definen roles tales como:

Product Owner. Una especie del Key o Power User de toda la vida. Su tarea es clave, con el poder delegado de los stakeholders del negocio, pueden decidir la prioridad de las funcionalidades clave de cualquier proyecto. Definiendo y organizando las tareas clave a realizar. Es un usuario de negocio.

Jefe de Proyector. Se transforma, y dependiendo de la metodología va asumiendo cargos específicos, por ejemplo, Agile-Scrum define el Scrum Máster (no es jefe de proyecto) pero es el rol clave de solucionar trabas y problemas que se presentan en un proyecto TIC.

El Equipo. Quizás el “rol” más relevante. Compuesto por los expertos en diferentes áreas necesarias en el proyecto en cuestión. Es realmente el poder de la nueva gestión de proyectos IT. Equipos altamente motivados y capacitados son el elemento central de un proyecto en esta era digital.

4.- IT Project Management: Funciones 

Es claro que prevalecen funciones y actividades que son claves a la hora de emprender un proyecto IT. Con nueva nomenclatura y/o formato suelen ser las mismas. Algunas funciones que prevalecen y que deben realizarse son:

Alcance (Scooe). Ya no es necesario definir el “alcance del proyecto”, con la incertidumbre y ppcambio que reina, debemos trabajar por Sprints, jerarquizando los requisitos para abordar los que el negocio necesita. Definir a priori un alcance es una utopía hoy día. Por consiguiente, definirlo sobre las necesidades que vaya teniendo el negocio.

Tiempo. Ídem del alcance, debemos centrarnos en proporcionar o entregar valor lo más pronto posible. Los proyectos deben ajustarse a los tiempos del negocio, proporcionando aquellas funcionalidades que el negocio va necesitando y le son estratégicas.

Tomar requisitos IT. Independientemente de la nomenclatura, el equipo gestor del proyecto debe recoger, analizar y entender las necesidades del cliente. Historias de usuarios, épicas o cualquier otro nombre son claves para conocer realmente lo que se espera que el nuevo proyecto IT ejecute. El Power User y el equipo son clave.

Definir el equipo. Decíamos que el equipo es la pieza fundamental, no menos estratégico es la designación de sus miembros. Competencias y experiencias combinadas es una excelente apuesta. El Power User, jefe del proyecto y/o Scrum Master deben realizar esta delicada tarea para el éxito del proyecto.

Planificar. Tareas y carga de trabajo

Informar. Genera informes o reportes Seguimiento y control

Gestionar. Cambios y riesgos del proyecto TIC

5.- Los retos de la era digital

Como hemos comentado la pandemia impulsó el trabajo en red, el denominado teletrabajo. Decíamos que la gestión de proyecto no ha sido inmune y también debe buscar o perseguir la excelencia en su gestión. Por consiguiente, identificamos algunos retos clave:

  • Trabajo colaborativo. Se debe fomentar e impulsar el trabajo de los equipos y la gestión de los proyectos de forma remota. De manera productiva y clara.
  • Adoptar herramientas de nueva generación. Por ejemplo, Jira, Confluence, Bitbucket, Trello, Slack, entre otras con herramientas que ayudan en esa dirección.
  • “Transformación Digital” de la gestión de proyectos TIC.
  • Cambio en la cultura digital TIC
  • Focus en el cliente final
  • Erradicar la burocracia metodológica

6.- IT Project Management: herramientas disponibles

En los últimos años se vienen gestionando una camada de herramientas de nueva generación. Nativas Cloud Computing. Orientadas a la eficiencia. colaborativas. Etc.  Algunas de ellas son:

7.- Conclusiones

La gestión de proyectos IT debe cambiar. Las organizaciones están cambiando, y más aún los clientes. En tal sentido planteamos una serie de conclusiones las cuales apuntan al cambio cultural de la gestión de proyectos IT:

  • Transformar digitalmente la gestión de los proyectos IT
  • Adoptar metodologías de nueva generación: Agile, Scrum, Lean, Kanban, etc.
  • Trabajar colaborativamente
  • Adoptar Cloud Computing
  • Aportar KPI s de los proyectos en desarrollo en tiempo real a los Stakeholders
  • Capacitar a las nuevas generaciones

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Gestión de Proyectos IT o TIC – Project Management